19. FEBRUAR 2018

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Reklamationsdaten im Workflow


Management

MaBiS - Eine Software-Lösung vereinfacht und beschleunigt die Bearbeitung fehlerhafter Rechnungen zwischen Netzbetreiber und EVU.

>Mit den Marktregeln zur Bilanzkreisabrechnung hat der Gesetzgeber eine neue Regulierungsrunde bei den EVU eingeläutet. Weil die Zahl der Anbieter in den vergangenen Jahren stark gestiegen ist und die Unternehmen in der Pflicht stehen, aktuelle Preise anzuwenden, hat die Komplexität der Bilanzkreisabrechnung und Klärungsabläufe zugenommen.

Im Idealfall endet mit der Rechnungsstellung der Prozess. Gibt es Fehler, Abweichungen oder Unstimmigkeiten, wendet sich der Energielieferant mit einer Reklamation (REMADV) an den Netzbetreiber zurück. Einen dedizierten Prozess zur Reklamationsbehandlung gibt es aber im Standard der SAP-Branchenlösung (SAP IS-U) nicht.

»Es existieren keine detaillierten Workflows, um Reklamationen im SAP-System zu bearbeiten«, sagt Klaus Nitschke, Prokurist und Leiter des operativen Geschäfts bei cortility. Der Prozess endet stattdessen bei Reklamationseingang, Prüfung oder Abschluss.

Die eigentliche Bearbeitung erfolgt bislang manuell, jede einzelne Reklamation muss außerhalb des Systems behandelt werden. Die Bearbeitungsschritte bleiben außen vor, und hier setzt der Reklamationsavis von cortility an. Anstelle händischer Prozesse übergibt ein Workflow die Reklamationsdaten. Im System wird der Reklamationsgrund eingetragen, der sich aus einer Liste auswählen lässt. Sachbearbeiter erhalten mittels Workitem automatisch die Reklamationen, für die sie zuständig sind. Anhand der Reklamationsgründe entscheidet der Mitarbeiter, welche weiteren Schritte er einleitet.

Bei der Installation des Workflows wird neben den Gründen auch hinterlegt, welche Folgeschritte jeweils aufgerufen werden können - zum Beispiel, wenn der vorausgezahlte Betrag nicht stimmt oder Messwerte falsch sind. Diese Listen sind dynamisch erweiterbar und machen die Anwendung zukunftssicher, so der Software-Anbieter.

Über den Workflow werden pro Reklamationsavis die verschiedenen Stamm- und Bewegungsdaten zum Endkunden bereitgestellt. Das sind etwa der Vertrag, die Anlage und der Zählpunkt. Im Workitem kann der Sachbearbeiter dann Daten ändern, Rechnungen anpassen oder stornieren.

Viel Zeit einsparen

Was vorher nur über eine Stornierung der Rechnung und eine Neuanlage möglich war, geht mit dem System voll integriert. »Auf diese Weise minimieren sich Fehler bei der Übernahme der Daten, und die Sachbearbeiter können viel Zeit sparen«, sagt Klaus Nitschke. Von durchschnittlich 20 auf fünf Minuten lasse sich der Prozess verkürzen.

Neben diesen Reklamationen gilt es auch, die normale Rechnungsabwicklung in SAP IS-U zu erledigen. cortility hat diese Funktionalität ausgebaut. Jede einzelne Rechnung wird vom System auf mehrere Faktoren hin überprüft: Identifikation der Faktura, formale Prüfung, Datenübernahme, inhaltliche Prüfung und Vergleich der ene’t-Daten mit den Beträgen aus der Rechnung. Neu ist die Einbindung des Webservice der Get AG, ähnlich wie ene’t ein Informationsdienstleister der Branche.

Sämtliche für die INVOIC-Verarbeitung relevanten BDEW-Artikelnummern sind gleichfalls integriert. Evaluierungskriterien lassen sich im SAP-System individuell festlegen. Anhand dessen entscheidet das System, welche Fakturen es bereits bei der formalen Prüfung ablehnt.

Die Rechnungseingangsprüfung umfasst dabei mehr als nur die Verifizierung der Netznutzungsentgelte. Das Ergebnis wird zusätzlich mit dem in der Faktura übermittelten Betrag verglichen. Bei der cortiliy-Lösung lässt sich die Genauigkeit des Vergleichs durch Customizing selbst bestimmen. Auch die Plausibilität der Gesamtsumme wird kontrolliert. Ein Storno der Rechnungsdaten auf den Anlagenfakten ist möglich.

www.cortility.de

Ausgabe:
es 10/2011
Bilder:

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