Alles auf einen Blick

Management

Business Intelligence - Effizientes Controlling ist ein wichtiger Baustein des Vertriebserfolgs. Ein Beratungsunternehmen hat eine integrierte Standardplattform auf Microsoft-Basis entwickelt.

27. Oktober 2015

Wer kennt das nicht? Notwendige Informationen stehen für wichtige Entscheidungen nicht zur Verfügung. Das Ergebnis: die Entscheidung fällt auf Basis von Vermutungen. Der Grund hierfür ist meistens hausgemacht. Entscheidungsrelevante Daten und Zahlen schlummern in heterogenen Datentöpfen und können nicht zeitnah zu echten Informationen, Analysen und Interpretationen veredelt werden. Unternehmen, die es schaffen, ihre Daten und Zahlen so zu integrieren und aufzubereiten, dass sie zur richtigen Zeit, in der richtigen Form, beim richtigen Mitarbeiter vorliegen, verschaffen sich einen echten Überblick mit daraus resultierendem Vertriebserfolg.

 

Fokus Kunde

Seit der Liberalisierung des Energiemarktes stehen EVU vor einer kompletten Neuausrichtung ihres Geschäftsmodells. Steigende Kundenansprüche, erhöhte Wechselbereitschaft und stark sinkende Vertriebsmargen üben einen enormen Druck auf die Energievertriebe aus. Damit ist klar: die Bedürfnisse der Kunden müssen im Mittelpunkt ihres Tuns im Markt stehen. Das erfordert Schnelligkeit und Kreativität. Prozessoptimierung und -standardisierung sind notwendige Voraussetzungen, um schnell auf sich ändernde Marktbedingungen reagieren zu können. Hierzu ist es geradezu unerlässlich, immer über die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zu verfügen. Nur so können getroffene Entscheidungen zeitnah bewertet und gegebenenfalls korrigiert werden.

 

Standard-Software nutzen

In der Realität herrscht jedoch in den Köpfen von vielen Akteuren noch das Bild vom haushohen, unsortierten Datenberg und der sprichwörtlichen Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Das löst Angst und Unsicherheit aus, und der gefasste Plan, das Chaos zu beseitigen, wird gerne wieder fallen gelassen. Der Entschluss zu einem Lösungsversuch scheitert oft an der vermeintlichen Komplexität und der befürchteten Ressourcenbindung. Das muss nicht so sein. Die meisten EVU setzen bereits heute Microsoft-Standardsoftware ein, die sich durchaus auch als Werkzeug zum effektiven Vertriebscontrolling eignet. Die Wenigsten sind sich darüber im Klaren, welche Möglichkeiten diese Software bietet, um den vertrieblichen Blindflug mit überschaubarem Aufwand zu beheben.

Controlling-Plattform

Die von WP Consulting entwickelte Vertriebscontrolling-Plattform ›Energy.Controller‹ ist die Essenz aus jahrelanger Erfahrung im Vertriebscontrolling bei großen EVU. Das Werkzeug arbeitet mit einem dualen Vorgehensmodell, das letztlich auf zwei einfachen Ausgangsfragen basiert: Welche Informations- und Datenbestände sind aus welchen Prozessen in welchen Systemen vorhanden und nutzbar? (Ermittlung relevanter Bestandsdaten Top-Down.)

Welche Informationen werden in den Prozessen von welchen Nutzern in welcher Aggregationsform benötigt? (Erforderliche Führungsinformationen Bottom-Up.) Ein Work through gibt den EVU eine umfangreiche Arbeitshilfe, um diesen notwendigen und zielführenden Prozess weitestgehend alleine zu bewältigen. Das daraus entwickelte methodisch-fachliche Konzept mit einer Beschreibung von Prozessen, Informationsobjekten, Datenstrukturen und Auswertungsanforderungen ist die Grundlage, auf der anschließend eine erfolgreiche technische Umsetzung aufsetzen kann. Nun geht es darum, die relevanten Daten in einer einheitlichen Struktur zusammenzuführen, die geeignet ist, große Datenmengen möglichst effizient auszuwerten. Wichtige Datenquellen wie beispielsweise CRM-, Abrechnungs- oder Kalkulationssysteme sind dabei selten untereinander kompatibel, und auch die Datenqualität lässt oft zu wünschen übrig.

 

Zentrale Erfassung

Zur Datenintegration werden effiziente automatische Prozesse benötigt, die heterogene Daten in eine einheitliche Form überführen können und qualitativ minderwertige Daten entweder bereinigen oder diese aussortieren.

Mit Standardsoftware von Microsoft verfügen EVU über Werkzeuge, die man nutzen kann, um heterogene Daten zusammenzuführen und diese qualitativ geprüft in regelmäßigen Abständen automatisch in eine Zielstruktur zu überführen. ›Energy.Controller‹ macht teure In-House-Eigenentwicklungen überflüssig.

Import und Qualitätssicherung

Durch standardisierte Import- und Qualitätssicherungsprozesse sowie den Einsatz von neuester Webtechnologie lässt sich der ›Energy.Controller‹ mit geringem Aufwand nahtlos in eine bestehende Unternehmenslandschaft integrieren. Eine Vielzahl von vorgefertigten Auswertungen, die viele typische Fragestellungen im Energievertrieb beantworten, wie beispielsweise Vertriebserfolgsstatus, Kundenfluktuation und Kundenhistorie werden bereits out-of-the-box mitgeliefert und erleichtern den Benutzern ab dem ersten Moment die Arbeit. Nach Fertigstellung des technischen Unterbaus besteht der letzte und wichtigste Schritt darin, die Zielgruppen mit den Informationen in geeigneter Form zusammenzubringen.

 

Rollen-Konzept

Unterschiedliche Benutzergruppen benötigen unterschiedliche Analysen und Berichte. Ein Geschäftsführer interessiert sich für hochaggregierte Informationen, um globale strategische Entscheidungen treffen zu können.

Ein Mitarbeiter im Key-Account-Management hingegen benötigt umfassende Detailinformationen auf unterster Ebene, um Kundenakquise und -betreuung mit Erfolg betreiben zu können. Im ›Energy.Controller‹ werden die Informationsanforderungen der unterschiedlichen Zielgruppen über ein Rollen-Konzept abgebildet. In den Rollen werden die zu betrachtenden Vertriebsobjekte und deren jeweilige Detailtiefe für die Nutzer festgelegt. Somit ist sichergestellt, dass jeder Nutzer eine Übersicht des aktuellen Vertriebsgeschehens mit allen notwendigen Details erhält, ohne dabei von unwichtigen Informationen erschlagen zu werden.

Darüber hinaus stehen für weitere Analysen, Excel-Exporte sowie dynamisch filterbare vorgefertigte Auswertungen, wie zum Beispiel Dashboards, Reports und Datenblätter, zur Verfügung; alles kann auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden.

 

Sacha Franssen (WP Consulting)

 

Erschienen in Ausgabe: 09/2015