Bei Drucksachen

Digitales

Management - Ein IT-Dienstleister sendet im Auftrag Millionen Verbrauchsrechnungen per Post. Für die Qualitätssicherung bei Printmailings sorgt eine spezielle Software.

28. März 2018

Es war ein Einschnitt, als der IT-Dienstleister „rku.it“ aus Herne das Druckzentrum auslagerte. Um nicht komplett von den Dienstleistern abhängig zu sein, übernahm man die Druck vorbereitenden Prozesse wieder in Eigenregie – so auch die Qualitätssicherung. Alle erstellten Dokumente durchlaufen heute, bevor sie das Haus verlassen, eine zentrale Prüfinstanz. Dafür nutzt das Unternehmen seit Kurzem den Document Desktop, eine von Compart entwickelte webbasierte Software für verschiedene Freigabemechanismen.

Mit ihr kontrolliert ein Sachbearbeiter die zu versendende Korrespondenz auf Plausibilität und Regelkonformität.

Darin enthalten ist auch eine Dublettenprüfung: Ist ein Schriftstück möglicherweise mehrmals vorhanden? Fehlerhafte und redundante Dokumente werden vom System automatisch ausgesteuert. Für die Qualitätssicherung direkt in der Druckproduktion wiederum hat das westfälische IT-Unternehmen feste Regeln mit den Dienstleistern vereinbart, unter anderem Versandfristen, Kuvertierung und DV-Freimachung.

Digitaler Versand

Rund 370.000 Dokumente mit etwa 14 Millionen Seiten lässt „rku.it“ jährlich drucken und verschicken, die Hälfte davon Rechnungen. Noch gibt Papier im Versand den Ton an – aber der digitale Versandweg ist durchaus eine Alternative für das Unternehmen. Schon heute wird ein Teil der Rechnungen als E-Mail-Anhang, als Downloadlink oder per E-Post verschickt; ebenso Werbung. Einen kompletten Wechsel wird es bei der „rku.it“ in den nächsten Jahren dennoch nicht geben – dafür sind die Vorgaben vor allem in der Energiewirtschaft noch zu sehr an die Papierform gekoppelt.

Die wiedergewonnene Prozesshoheit und ein höherer Automatisierungsgrad sind für das Unternehmen entscheidend. Letzteres hat im Wesentlichen mit der Vereinheitlichung der Dokumentenerstellung zu tun.

Ticketsystem

Das bedeutet: Die Fachanwendungen liefern die Daten an das zentrale Korrespondenzsystem, das daraus Dokumente generiert und an die Software Doc Bridge Pilot überträgt.

Sie konvertiert die angelieferten Dokumente in ein PDF, erzeugt dazugehörige XML-Dateien, auch Metadaten genannt, prüft, ob für ein Schriftstück Beilagen erforderlich sind, sortiert die Schriftstücke, bündelt sie unter Ausschöpfung der bestmöglichen Rabatte zu portooptimierten Sendungen und überträgt das Ganze als PDF-Datei via FTP an den Druckdienstleister.

An verschiedenen Stellen des Druckprozesses und beim Abschluss des Druckauftrags bekommt der IT-Spezialist aus dem Ruhrgebiet automatisch eine Statusmeldung beziehungsweise einen Report: Wie viele Seiten wurden geliefert, wie viele aufbereitet und wie viele tatsächlich gedruckt, wann wurde das Dokument produziert, gab es Störfälle? Bei Abweichungen stoppt das System die Produktion und informiert die beteiligten Teams. Nach Prüfung des Sachverhaltes werden die notwendigen Maßnahmen durchgeführt und der Prozess fortgesetzt. Der automatisch erzeugte Abschlussbericht beziehungsweise Report ist dann auch die Grundlage für die Fakturierung in der Buchhaltung.

In den Ablauf ist ein sogenanntes Ticketsystem, auch Omnitracker genannt, eingebunden. Hier werden alle Serviceaufträge erfasst und überwacht. Dabei ist der Workflow so konzipiert, dass die Kunden ihre Aufträge auch direkt in das Ticketsystem eingeben können. Dieses geschieht über einen entsprechenden Client oder ein Web-Frontend. Ein Vorteil besteht darin, dass das Ticketsystem nicht nur die abgeschlossenen Jobs anzeigt, sondern auch die, die noch in der Verarbeitung sind.

Statusmeldung

Dokumentiert werden die Menge der zu druckenden beziehungsweise gedruckten Seiten, der Status – Ist das Dokument noch in der Aufbereitung oder schon im Druckhaus? Wann wurde es gedruckt? Wurde es schon versendet?– sowie die Störfälle. Entscheidend ist, dass die Statusmeldungen von „rku.it“, Kunde und Druckdienstleister abgerufen werden können. Ende 2015 produzierte „rku.it“ die ersten turnusmäßigen Jahresabrechnungen für verschiedene Energieversorger. Sukzessive zog man mit den anderen Bereichen nach. Heute läuft bereits nahezu der gesamte Output über das neue System.

Das Ende der Möglichkeiten ist damit noch nicht erreicht. So sollen der Automatisierungsgrad weiter erhöht und die interne Qualitätssicherung ausgebaut werden. Geplant ist beispielsweise, eine weitere Prüfungsinstanz direkt im Formularwesen zu etablieren, also schon während der Erstellung.

Carsten Lüdtge, Compart

Erschienen in Ausgabe: 03/2018