...bis hin zum einzelnen Bohrloch

Dokumentenmanagement ermöglicht bei OMV schnelle Recherchen

Durch ein Dokumentenmanagementsystem wurde eine wesentliche Qualitätsverbesserung und Beschleunigung der täglich anfallenden Recherchetätigkeit erreicht, resümiert Franz Schmidt von der OMV nach Einführung der Software Centra 2000. Das Digitalisieren und Katalogisieren der unzähligen Dokumente rentiert sich und erspart das langwierige Suchen in Papierbergen.

14. Januar 2003

Das in Dokumenten archivierte Unternehmens-Know-how ist ein kostbares Gut. Wenn die Ablage jedoch personen- oder abteilungsbezogen durchgeführt wird und die jeweiligen Fachleute wegen Jobrotation oder Auslandsprojekten nicht zur Verfügung stehen, kann eine Suche recht aufwändig und manchmal sogar unmöglich werden.

Mit derartigen dynamischen Arbeitssituationen sind im besonderen Maße weltweit tätige Unternehmen konfrontiert, darunter auch die OMV Aktiengesellschaft in Wien, das größte börsennotierte Industrieunternehmen in Österreich. Die etwa 5.700 Mitarbeiter erzielten in den Geschäftsbereichen Exploration & Produktion, Erdgas, Raffinerien & Marketing und Chemie & Kunststoffe 2001 einen Konzernumsatz von 7,74 Mrd. €.

Entsprechend hoch sind die vorhandenen Aktenmengen. Allein im Bereich Exploration zählte man insgesamt 1.000 laufende Meter „Ordnerrücken“ in den abteilungsbezogenen Archiven. Die Dokumentenmenge der Produktionsabteilungen schätzt Franz Schmidt, Projekt Manager Exploration & Produktion bei OMV, ähnlich hoch ein. Aus diesem Grund begann man schon 1997 mit der Planung, ein elektronisches Dokumentenmanagementsystems (EDMS) einzuführen. Gemäß dem dafür erarbeiteten Anforderungsprofil sollte jeder E&P-Mitarbeiter neben der selbstständigen Speicherung unter anderem die Möglichkeit haben, für ihn relevante Dokumente von seinem Bildschirm aus themenorientiert aufzulisten und sie selbst einzusehen (gescannte und Originaldateien). Des weiteren sollte er bei Bedarf Bücher, Berichte oder Karten und mehr aus einem neu einzurichtenden, zentralen Papierarchiv anfordern können. Dazu sollte eine Suche in gescannten und mit OCR aufbereiteten Inhaltsverzeichnissen oder Abstracts mit Hilfe einer Volltextabfrage möglich sein. Außerdem sollte ein GIS (Geographic Information System) eingebunden werden können.

Vor fünf Jahren wurde die OMV AG im Zuge einer Data-Managementberatung auf das Dokumenten-, Produktdaten-, und Workflow-Management System Centra 2000 aufmerksam, denn diese Software der Auto-trol Technology wurde erfolgreich in der Petrochemie und der Erdölindustrie eingesetzt. Auto-trol Technology hat sich mit seinen Softwareprodukten auf die Lösung vielschichtiger Aufgaben und Prozesse spezialisiert, wie sie vor allem in wissensintensiven Unternehmen zum täglichen Geschäft gehören. Darum ist Centra 2000 in der Automobil-, Luft- und Raumfahrtindustrie ebenso wie im Anlagenbau zu finden.

Die OMV testete Centra 2000 daraufhin in einem umfangreichen Pilotversuch und bestätigte der Software, allen Anforderungen vollständig gerecht zu werden. Durch unternehmensweite Klärungs- und Abstimmungsprozesse ist dann doch viel Zeit ins Land gegangen, so dass erst 2000 mit der Einführung der Client-Server-Lösung im Geschäftsbereich Exploration und Produktion begonnen wurde.

Centra 2000 klassifiziert alle Dokumente mit Hilfe von Attributen, die in einer Oracle-Datenbank gespeichert werden. Die Klassifizierungs- und Identifizierungsmerkmale sowie die dazugehörigen Eingabemasken können mit Hilfe systemeigener Editoren sehr schnell und flexibel gemäß den Bedürfnissen eines Unternehmens konfiguriert werden, sodass die Software schon nach einer kurzen Implementierungszeit (out-of-the-box) produktiv eingesetzt werden kann.

Die Suche der Unterlagen geschieht über die Verknüpfung einzelner Merkmale wie etwa Datum, Mitarbeiter oder Projekt. Ein anderer Weg, sich einen schnellen Überblick zu verschaffen, führt über virtuelle Ordner. Die dazu von OMV entwickelte Ablagestrategie orientiert sich an den geographisch gegliederten Geschäftsaktivitäten. Ausgehend von den einzelnen Kontinenten verästelt sich die Struktur dann über das Land und Öl-/Gasfeld bis hin zur einzelnen Bohrung. So kann sich der Anwender in einer für ihn vertrauten Denk- und Arbeitsweise von Akten und Unterakten am Bildschirm von einer Ebene zur anderen klicken, um bis zu den für ihn gewünschten Dokumenten vorzudringen, denn auf jeder Ebene dieser geographisch orientierten Hierarchie finden sich immer wieder die gleichen Unterteilungen. Diese Dokumentenfamilien sind zum Beispiel Commercial, Technical reports, Meetings, Logs und Contracts, wo dann die einzelnen Dokumente abgelegt sind. So finden sich unter „Commercial“ die Rechnungen, Kostenpläne oder Versicherungspolicen. Etwa 100 verschiedene Dokumentenarten sind zur Zeit bei der OMV definiert und unternehmensweit einsetzbar.

Bei dieser Ablage ermöglicht Centra 2000 auch Mehrfachzuweisungen, sodass etwa eine E-Mail oder ein Bericht abhängig von der Anzahl der darin angesprochenen Themen mehreren Ordnern hinzugefügt werden kann. Gespeichert wird das jeweilige Dokument allerdings nur einmal, womit die Eindeutigkeit und Aktualität der Information stets gewährleistet ist. Zum elektronischen Einlesen der papiergebundenen Informationen stehen bei der OMV mehrere Scanner zur Verfügung, angefangen vom Einzelblattscanner bis hin zu Geräten für Endlosformate in großer Breite.

Um das Netz nicht zu stark zu belasten und den Zugriff zu verlangsamen, erzeugt die OMV AG bei Dateien von mehr als 50 MB zusätzlich noch kleine „Front End Graphics“ von etwa 2 MB Größe mit Hilfe eines Bildverarbeitungsprogrammes.

Zurzeit recherchieren in Wien rund 200 Mitarbeiter mit Centra 2000. Im nächsten Schritt sollen 150 weitere geschult werden. Darüber hinaus setzt die OMV AG in Islamabad eine Stand-alone-Lösung für die etwa 100 dort arbeitenden Anwender ein.

Seit Einführung des EDM-Systems vor gut einem Jahr sind mittlerweile 20.000 Dokumente in Wien gespeichert. „Durch Centra 2000 wurde eine wesentliche Qualitätsverbesserung und Beschleunigung der täglich anfallenden Recherchetätigkeit erreicht“, fasst Projektleiter Franz Schmidt die Hauptvorteile des EDM-Systems zusammen. Die vorhandenen dezentralen Papierarchive waren früher abteilungsbezogen aufgebaut und dadurch zum Teil sehr individuell strukturiert. Lange und unproduktive Suchzeiten seien dabei nicht ausgeblieben. „Heute greifen die Mitarbeiter auf eine seismische Linie oder auf einen gewünschten Vertrag direkt am Bildschirm zu, oder sie erhalten dort klare Informationen, wo die gewünschte Unterlage exakt zu finden ist.“

Diese Vorteile entstehen jedoch nicht automatisch, denn alle erzeugten Dokumente müssen konsequenter Weise auch bei Termindruck als Objekte in der Datenbank abgelegt werden. Anderseits können Hilfskräfte die Unterlagen der Altbestände zwar scannen, aber die Klassifizierung der Dokumente müssen Mitarbeiter der jeweiligen Fachabteilungen übernehmen. Bei der Menge der Daten ist dies nicht nebenbei zu erledigen. Projektleiter Franz Schmidt und sein Team sind darum immer wieder gefordert, an dieser Stelle Überzeugungsarbeit zu leisten. Nur so kann die OMV AG an all ihren vorhandenen Informationen sicher teilhaben und zukünftig vom gesamten Unternehmens-Know-how schneller profitieren.

Erschienen in Ausgabe: 05/2002