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Dokumentenmanagement als Kern der Prozessdigitalisierung

Von Dr. Bernd Eckstein, Leiter Consulting im Bereich Public Sector bei der DATEV eG.
12. Juli 2019
Dokumentenmanagement als Kern der Prozessdigitalisierung
Dr. Bernd Eckstein, Leiter Consulting im Bereich Public Sector bei der DATEV eG (Bild: Steinbauer GmbH)

Wachsender Wettbewerb und steigende Kosten üben starken Druck auf die Wertschöpfung von Stadtwerken und kommunalen Versorgern aus. Neben veränderten Kundenbetreuungskonzepten sind vor allem die internen IT-Systeme ein probates Handlungsfeld, um diesem Druck zu begegnen. Über konsequente Digitalisierung lassen sich Arbeitsabläufe verbessern und effizienter gestalten. Dies gilt insbesondere auch für den Bereich des Finanzwesens.

Für den Einstieg in die Prozessdigitalisierung eignet sich beispielsweise die Belegverarbeitung. Wird sie medienbruchfrei gestaltet, vereinfacht und beschleunigt dies die Sachbearbeitung. Gerade die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Prozess der Mittel- oder Budgetprüfung birgt Verbesserungspotenzial. Neben beschleunigten Prüfprozessen lässt sich dadurch auch die Liquiditätsplanung und -übersicht optimieren.

Eine hervorragende technische Plattform dafür liefert ein Dokumenten-Management-System (DMS). Bisher manuell erforderliche Arbeits- und Prüfungsschritte lassen sich darin revisionssicher digitalisieren, da die Software direkt in alle zentralen Prozesse integriert und mit dem Rechnungswesen verbunden werden kann. Am Prozess der Eingangsrechnungsprüfung werden die Vorteile der Digitalisierung schnell offensichtlich: keine Suche nach Belegen oder unnötige Kopien, keine unleserlichen Vermerke, sofortige Mittel- beziehungsweise Budgetprüfung in Verbindung mit dem Wirtschaftsplan, ungehinderter Informationsfluss und die Nutzung von Skontovorteilen.

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