Flexibilität für neue Abläufe

Video-Kommunikation bei den Hamburger Elektrizitätswerken

Die Zeiten, in denen das halbe Management in der Business Class der Lufthansa von Termin zu Termin jettete, sind vorbei. Der Einsatz von Videokonferenz-Systemen vereinfacht die Kommunikation erheblich. Deren Einführung bei HEW erfolgte in einer Zeit, in der die interne und externe Verknüpfung der Prozesse weiter zunimmt.

09. Juli 2004

Gerade bei so traditionsreichen ehemaligen öffentlichen Betrieben steigt das Tempo der internen Anpassungen an die sich rapide ändernden Geschäftsprozesse, insbesondere auch durch die internationale Verknüpfung (Hamburger Elektrizitätswerke HEW/ Vattenfall). Es liegt auf der Hand, dass diese Anpassungen nur durch eine regelmäßige, ja vielleicht sogar stetige Kommunikation möglich werden.

Ohne dass bereits ein konkreter Bedarf bestand, begann man bei HEW erstmalig im Jahre 1999 die Nutzung der Videokommunikation zu planen. Der Bedarf ergab sich später bei einem Projekt, an dem Mitarbeiter aus Hamburg und Heidelberg beteiligt waren. Um die Kommunikation innerhalb dieses Projektes effektiv zu gestalten, wurden zwei PictureTel VC-Systeme eingesetzt. Kurze Zeit später gründete HEW eine Repräsentanz in Berlin. Diese wurde ebenfalls mit einem Videokonferenzsystem ausgestattet, um die Anbindung an Hamburg zu optimieren.

Zum Durchbruch gelangte die Videokommunikation mit der Eingliederung der Unternehmen HEW, Bewag, Laubag und Veag zu Vattenfall Europe und dem damit verbundenen Kommunikationsbedarf zum Mutterkonzern nach Schweden sowie innerhalb der deutschen Unternehmen. Wolfgang Böckmann von HEW schildert die Vorteile: ?Die Zusammenlegung und Umstrukturierung von bestehenden Unternehmen erforderten eine schnelle, flexible Kommunikation. Hierfür ist die Videokommunikation in ihrer modernsten Form am besten geeignet.?

Die Aufgabe, die geeignete Videokonferenz- und Medientechnik auszuwählen, wurde der Abteilung Telekommunikation übertragen. Wolfgang Böckmann, der Verantwortliche für die Organisation, das Projektmanagement und die Integration der Lösung in die Geschäftsprozesse, erläutert die Hintergründe der Systemwahl: ?Neben der Bild- und Tonqualität und der möglichst einfachen Bedienung des Systems war die Möglichkeit, grundlegende Zugangssicherheiten zum System selbst definieren zu können, ein besonders wichtiges Kriterium bei der Auswahl der letztendlich eingesetzten Videokonferenztechnik.?

Nach einer gründlichen Analyse verschiedener VC-Systeme entschied man sich im Jahr 2002 für die Polycom iPower 970 mit zwei 34?-Multimedia-Monitoren als Systemplattform. ?Applikation und Administration sind bei den Polycom iPower-Systemen vollständig voneinander getrennt, darüber hinaus kann man Zugangspasswörter einrichten. Das waren für uns entscheidende Auswahlkriterien, denn die Technik ist dadurch sehr gut vor unberechtigtem Zugriff sowie vor mutwilliger oder leichtsinniger Veränderung der Funktionsmerkmale geschützt?, erklärt Böckmann weiter.

Die technische Projektplanung erfolgte in erster Linie für die HEW. Darüber hinaus stand Böckmann als Spezialist für Videokonferenztechnik auch den anderen beteiligten deutschen Energieunternehmen Bewag, Laubag und Veag als Berater zur Verfügung. Bei diesen Unternehmen kamen ebenfalls überwiegend die selben Monitorsysteme zum Einsatz.

Als Standort für die Videokonferenzsysteme wurden kleinere, meist vorhandene Konferenzräume gewählt, in denen bis zu zehn Teilnehmer Platz finden. An einigen Standorten sollten die neuen Systeme mit bereits vorhandener Medientechnik (wie Datenprojektor, Soundsystem) gekoppelt und in eine zentrale Raumsteuerung integriert werden.

Für die Wahl des strategischen Partners für Lieferung, Installation und Service der Videokonferenztechnik waren neben günstigen Einkaufskonditionen auch andere Punkte ausschlaggebend.

Dazu zählten:

- deutschlandweite Lieferung und Vor-Ort-Installation der Systeme,

- vertraglich sichergestellter technischer Service der Systeme sowie technische Unterstützung der verantwortlichen Mitarbeiter der HEW vor Ort,

- Bereitstellung von speziellen Multipoint-Conference-Services als Dienstleister.

HEW entschied sich deshalb zur Zusammenarbeit mit der MVC AG in Frankfurt und ihrer Tochter, der MVC Teleconferencing GmbH aus Berlin. Der gesamte Zeitraum von der Planung bis zur Fertigstellung belief sich auf rund sechs Monate. Innerhalb dieses Projektes wurden durch die MVC AG an den verschiedenen Standorten der Vattenfall-Töchter insgesamt acht Videokonferenzsysteme, teilweise mit der Option eines Electronic Whiteboard für die bessere Darstellung von PC-Daten und Meeting-Informationen, in Betrieb genommen.

Der Bereich Telekommunikation der HEW gehört inzwischen zur Vattenfall Europe Information Services GmbH, der IT-Tochter der Vattenfall Europe AG. Den Anwendern wird die Videokonferenztechnik bei Bedarf vermietet. Die Verantwortung für die Betriebsbereitschaft der Videokonferenzsysteme obliegt ebenfalls der IT-Tochter des schwedischen Konzerns. Das notwendige Personal für den internen First-Level-Support und die Unterstützung der Anwender wird an allen betroffenen Standorten vorgehalten.

Gleichzeitige Konferenzen mit mehreren Standorten

Die installierten Videokonferenzsysteme sind bei HEW mehrmals am Tag im Einsatz, meist für überregionale Meetings auf Geschäftsführer- oder Managementebene. Die Konferenzen werden oftmals auch mit mehreren Standorten gleichzeitig durchgeführt. Die Zusammenschaltung aller Teilnehmer erfolgt dann durch die Videobrücke der MVC Teleconferencing. Durch den verstärkten Einsatz der Videokommunikation konnten die Kommunikations- und Geschäftsprozesse bei der HEW nachdrücklich optimiert werden, versichert der Energieversorger.

Dank der erfolgreichen Einführung der Videokommunikation sei die Anschaffung weiterer Raumsysteme an verschiedenen Standorten und die Erweiterung des Anwenderkreises auf weitere Abteilungen und Personengruppen strategisch fest eingeplant, betont das Hamburger Unternehmen.

Erschienen in Ausgabe: 06/2004