Flüssig abrechnen per Outsourcing

INFORMATIONSTECHNIK - Der Zweckverband zur Wasserversorgung der Rhön-Maintal-Gruppe bringt seine IT auf den neuesten Stand und setzt dabei auf Outsourcing.

06. Juni 2006

Richtig zugeschnittene IT-Lösungen ermöglichen kommunalen Unternehmen ihre Dienstleistungen bürgernah und effektiv anzubieten. Das Beispiel des Zweckverbandes zur Wasserversorgung der Rhön-Maintal-Gruppe (RMG) zeigt, dass Outsourcing hierbei eine interessante Option ist. RMG beliefert rund 91.000 Einwohner als Endversorger mit Trinkwasser und zirka 14.000 Einwohner mit Zusatzwasser in 77 Gemeinden beziehungsweise Gemeindeteilen.

Seit Januar 2001 hat der Wasserversorger auch die Geschäftsleitung für den Abwasserzweckverband Obere Werntalgemeinden übernommen. „Die gewachsenen Aufgaben machen eine Anpassung der IT ebenso erforderlich wie das Auslaufen des Supports für unsere bisher verwendete Lösung“, verdeutlicht Helmut Blank, Geschäftsleiter RMG.

Systematisch haben Blank und sein Stellvertreter Bernd Spiegel Lösungsmöglichkeiten und Anbieter geprüft. Schließlich fiel die Entscheidung auf den IT-Dienstleister rku.it und das System Schleupen.CS. „Es war genau diese Anbieterkombination, die den Ausschlag gegeben hat“, sagt Blank. Es sei zwar durchaus Überzeugungsarbeit im Verbandsausschuss des Wasserversorgers erforderlich gewesen, letztlich hätte die innovative Lösung wegen ihrer klaren Vorteile jedoch die Zustimmung gefunden.

Bei den Mitarbeitern stand Schleupen.CS wegen der guten Bedienbarkeit und Nutzerführung ganz oben auf der Wunschliste. „Für uns ist aber auch die große Verbreitung von Schleupen in Bayern und der Einsatz des Systems bei anderen Wasserversorgern ein Argument“, stellt Blank heraus.

Denn dies begünstigt eine betriebliche Kooperation, wie sie in Bayern derzeit auf Initiative des Bayerischen Gemeindetages, des Bayerischen Städtetages und weiterer Fachverbände für Wasserversorger angeregt wird. Neben dem möglichen Erfahrungsaustausch mit anderen Wasserversorgern spricht für Schleupen.CS laut Blank vor allem die Durchgängigkeit der Prozesse.

Hinzu kommt die Kompatibilität des Systems mit dem von RMG verwendeten GIS. „Wichtig ist uns, dass wir durch die Anpassung unserer IT die Effektivität und Wirtschaftlichkeit der Wasserversorgung nicht nur erhalten, sondern steigern“, sagt Blank. Das Automatisieren von Arbeitsabläufen ist hierbei ein wichtiger Aspekt.

Rechnungen auch für Abwasser

Dazu gehört auch, dass Rechnungen je nach Wunsch der Gemeinden entweder nur für Trinkwasser oder auch gleichzeitig für Abwasser ausgestellt werden können. „Dies war mit unserem Altsystem bisher nicht möglich“, erläutert Blank. Durch die Integration mit den kaufmännischen Systemen lassen sich mit Schleupen.CS Daten zu technischen Anlagen und deren Kosten gut erfassen, was der Wasserversorger zukünftig als Basis zum Benchmarking nutzen will.

Als weiteren wesentlichen Vorteil sieht Blank die Nutzung im Outsourcing. „rku.it verfügt über hervorragendes Know-how und entsprechend geschulte Mitarbeiter. Hierdurch brauchen wir unser eigenes Personal nicht in großem Umfang für das neue System zu schulen und können die Fachkräfte in anderen Arbeitsbereichen wie dem Abwasserverband einsetzen.“

Ein weiteres wichtiges Argument sind für ihn die Wartung der IT außerhalb der Produktivitätszeiten und die damit verbundene unterbrechungsfreie Verfügbarkeit. Auch die begleitende Organisationsberatung durch rku.it bewertet Blank positiv. Annemarie Eckert, Leiterin Anwendungen Energieabrechnung bei rku.it, veranschaulicht die Vorgehensweise: „Wir gehen bei unseren Kunden über eine reine IT-Beratung und -Anpassung weit hinaus. Die komplexen Zusammenhänge zwischen den rechtlichen Rahmenbedingungen, den sich bietenden Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und den sich ergebenden Wechselwirkungen mit der IT machen dies erforderlich.“

Anfang 2007 sollen die ersten Verbrauchsabrechnungen über das Outbound-Center des IT-Dienstleisters in Herne erfolgen. Hierbei kann RMG von automatisierten Massenprozessen bei Druck und Kuvertierung von Rechnungen oder Zahlscheinen profitieren.

Die Investition in die erforderlichen hochwertigen Produktions-Systeme würde sich für einen einzelnen Versorger jedoch nicht rentieren. Der Fakturierungsservice von rku.it umfasst die Kuvertierung von bis zu 12.000 Rechnungsbelegen in der Stunde sowie die Versandvorbereitung bis zum Ausliefern an die Deutsche Post oder private Zustelldienste. Trotz der Massenprozesse ist es möglich, die Rechnungssendungen individuell zusammenzustellen und durch Anlagen zu ergänzen. Die Prozesse können entweder direkt vom Kunden oder im Auftrag durch rku.it gestartet werden.

Als Gesellschafter der ipse Service GmbH wird RMG auch andere Zweckverbände über die Erfahrungen beim Outsourcing informieren. Die ipse wurde im Mai 2003 von zwölf bayerischen Zweckverbänden und dem Bayerischen Gemeindetag gegründet, um kommunale Ver- und Entsorger zu unterstützen und Fachwissen zu bündeln. „Outsourcing im Bereich IT ist sicher auch für weitere Wasserversorger interessant“, meint Blank.

Markus Glombik

Erschienen in Ausgabe: 06/2006