Gutes noch besser machen

EDV

Business Intelligence - Der IT-Dienstleister Prego services nutzt BI-Software, um Geschäftsprozesse zu strukturieren und Projekte und Ressourcen zu planen. Das geht nur, wenn die eigenen Prozesse klar und transparent sind.

07. September 2016

Eine Projektmanagement-Richtlinie, die einen kritischen Blick auf die eigenen Geschäftsprozesse verordnete, legte den Grundstein für das Projekt. Historisch bedingt waren unterschiedliche Vorlagen im Umlauf, es gab abweichende Vorgehensweisen und jede Menge Excel-Listen. Der Entschluss war gereift, prozessuale Festlegungen zu treffen und genau zu definieren, wie das Projektmanagement im Hause Prego services aussehen sollte. Eine weise Entscheidung, denn funktionierende interne Prozesse sind für den Dienstleister in den vier Bereichen IT, Personal, Materialwirtschaft & Einkauf sowie Energiewirtschaftliche Services ein Muss.

Projektmanagement-Richtlinie

Für seine Kunden fertigt das Unternehmen jährlich rund 340.000 Personal- und mehr als eine Million Endverbraucherabrechnungen, betreut über 1.400 Server und stemmt rund 270 Mio. € Einkaufsvolumen. Was die Projektmanagementprozesse betraf, standen von Anfang an drei Dinge fest. Man wollte prozessbegleitend eine Software einsetzen. Die Ressourcenplanung sollte toolgestützt erstellt werden. Und man wollte Klarheit über die eigenen Prozesse haben. »Bei all unseren Überlegungen wollten wir erst im zweiten Schritt in Richtung IT-Lösung denken, und der Umweg über die Projektmanagement-Richtlinie hat sich mehr als gelohnt«, sagt Torsten Kästel, Fachbereichsleiter Organisation und Compliance bei Prego. »Wir wollten evaluieren, wie gut wir unsere eigenen Prozesse leben. Und gerade weil wir uns so intensiv damit beschäftigt hatten, wussten wir sehr genau, wo wir Unterstützung durch ein Tool benötigten.« Nachdem feststand, wie die Software beschaffen sein sollte, habe man vier Hersteller in die engere Wahl genommen und Kriterien aufgestellt. Man wollte wissen, wie flexibel die Anbieter in der Stammdatenpflege waren, wie die Projektplanung aussieht, ob man die Kalenderwoche als Planungseinheit darstellen konnte und Einzelplanungen möglich waren. Wichtig war auch das Ressourcenmanagement. Sind stabile Planungen möglich, mit Buchungen von Ressourcen auf bestimmte Projekte und Zeiträume? Bei den Auswertungen sollte es innerhalb von Projekten Plan/Ist-Vergleiche geben.

Durchgängiges Projektcontrolling

Entscheidend war auch, wie gut die jeweiligen Prozesse ineinandergreifen konnten. Die Projekte sollten auf Ebene von Kalenderwochen geplant und mit der Ressourcenplanung verknüpft werden. Das neue Tool musste also deutlich mehr sein als eine klassische Projektplanung im Sinne von Terminen und Aufwand. Die Kombination aus Planung und Ist-Zahlen sollte dem Projektleiter die Möglichkeit geben, ein durchgängiges Projektcontrolling zu etablieren.

Neben den fachlichen Anforderungen gab es auch technische Themen: Wichtig waren eine Workflow-Funktionalität und die Schnittstellen zum hauseigenen SAP-System und zur Zeitwirtschaft. Und über allem standen die Benutzerfreundlichkeit sowie die Anpassbarkeit und die Vergabe von Berechtigungen. Die Entscheidung sei dann schließlich für Prevero gefallen, so Kästel. »Das hat sich schon recht früh im Auswahlprozess herauskristallisiert.« Die Qualität und Flexibilität der Software und auch der Kosten-Nutzen-Aspekt hätten Prego überzeugt. Die systemseitigen Lücken seien nun endlich geschlossen, weil die Abbildung integriert ist. Das spart uns enorm viel Zeit. «

Ute Zimmermann (für Prevero)

Erschienen in Ausgabe: 07/2016