Innovative Personalarbeit

Management/IT

<strong>Verwaltung</strong> - Die Einsicht ins Personalarchiv hat sich beim regionalen Versorger Mainova erheblich vereinfacht. Über 3.000 Personalakten wurden digitalisiert und ermöglichen einen schnelleren, rollenbasierten Zugriff.

09. Februar 2009

Aufgrund der langen Wegzeiten ins Papierarchiv der Personalakten entschied sich die Personalabteilung des Energiedienstleisters Mainova dafür, die Bestandsakten zu digitalisieren und in einer digitalen Personalakte zu verwalten. Um eine sichere und zügige Erfassung zu garantieren, wurde der externe Scan-Dienstleister Scanpoint Deutschland aus dem nördlichen Schwarzwald mit seiner Produktionsstätte der DVA Dienstleistungs GmbH beauftragt.

Bis dahin erfolgte die Personalaktenführung noch mit Papier. Die Akten wurden in verschiedenen Archiven im Keller des Firmenhauptsitzes in Frankfurt aufbewahrt und archiviert, die Ablage der Dokumente erfolgte manuell. Angesichts von über 2.850 Mitarbeitern erforderte dies nicht nur die Vorhaltung entsprechenden Lagerraums, sondern brachte auch weitere Nachteile mit sich: »Die Akten waren nicht in unmittelbarer Nähe des Arbeitsplatzes, was für die Personalbetreuer zusätzliche Wege zum Archiv und einen zeitaufwendigen Aktenzugriff bedeutete«, so Thomas Oltsch, Abteilungsleiter Personaldienste bei Mainova.

»Bei Akteneinsicht durch den Vorgesetzten musste der Weg in den Keller zurückgelegt werden. Dadurch ergab sich eine zeitliche Verzögerung, und die Akte war in diesem Zeitraum dem Personalbetreuer nicht mehr zugänglich.« Weitere Probleme ergaben sich aus der allmählich schlechter werdenden Lesbarkeit.

Ziele und Aufgaben waren aufgrund dieser Nachteile klar definiert: Neben einer generellen Vereinfachung der Personalverwaltungsvorgänge und einem schnelleren rollenbasierten Zugriff auf Dokumente – gleichzeitig durch mehrere Berechtigte – waren dies die Vermeidung von aufwendigen Dokumententransporten sowie von Medienbrüchen. »Letztlich sollten durch die Einführung der digitalen Personalakte auch alle weiteren digitalen Prozesse und Workflows im Bereich Human Resource ergänzt und unterstützt werden«, führt Ilona Poszgay, Projektleiterin bei Mainova, an. Als Anwendung für die Personalakten entschied sich Mainova für die ›Digitale Personalakte‹ von aconso. Sie erlaubt die webbasierte und mandantenfähige Verwaltung von Personaldaten und Dokumenten. Es galt, die gewaltige Zahl von insgesamt 3.001 Personalakten, darin enthalten waren auch die Personalaustritte aus 2006 und 2007, mit insgesamt 770.839 Blatt in das digitale Archiv zu überführen.

Datenschutz gewährleistet

Die Indizierung erfolgte beim Scannen nach der auf dem Patchblatt vorhandenen Personalnummer durch Auslesen des Barcodes. In der Akte fand die Unterteilung nach zehn Registern statt, die bei der Aufbereitung mit einem Registerbarcode gelabelt worden waren. Durch die Bereitstellung eines Datenbankauszuges mit den gültigen Personalnummern konnte Scanpoint den Verarbeitungsprozess durch Abgleiche und Matchingverfahren absichern. Nach dem Aufbau der digitalen Personalakte erfolgte die Konvertierung der farbigen TIFF-Dateien nach PDF.

Die IT-Spezialisten zippten die Daten, speicherten sie passwortgeschützt auf DVD und stellten sie für den Import in die digitale Akte bereit. Abgestimmt mit dem Datenschutzbeauftragten der Mainova erfolgten sämtliche Übergaben ausschließlich persönlich mit einem Übergabeprotokoll, wie es die Datenschutzrichtlinien vorschreiben. Die restlichen Originaldokumente wurden nach einer Zwischenlagerung von fünf Monaten nach Bundesdatenschutzgesetz vernichtet.

Alle Personalbetreuer können nun rollenbasiert auf das digitale Personalarchiv zugreifen. Oltsch zog nach Projektabschluss das positive Fazit: »Die Einführung der digitalen Personalakte hat uns ein enormes Potenzial zur Erhöhung des Servicelevels und zur Vermeidung unnötiger Verwaltungsarbeiten eröffnet.«

Erschienen in Ausgabe: 1-2/2009