Mit eDOC den Zählerstand ermitteln

Fernwärmeversorgung Niederrhein lässt Belege automatisch lesen

Brief, Fax, E-Mail, Electronic Data Interchange (EDI) - viele Unternehmen stellt nicht nur das Nebeneinander der Medien vor ein Problem. Auch die Masse der Nachrichten kann zur Hürde werden. Ein Versorgungsunternehmen muss Tausende Zählerstände der Kunden erfassen. Abhilfe soll eDOC, eine Lösung der Deutsche Post Com GmbH, bringen.

18. April 2001

Als Kommunikationsmakler sorgt die Deutsche Post Com GmbH für eine medienintegrierte Geschäftskommunikation. Mit dem neuen Service eDOC bietet die Deutsche Post Com GmbH Kunden an, eingehende Post automatisch zu erfassen und die Daten im gewünschten elektronischen Format tagesaktuell weiterzuleiten. Die Fernwärmeversorgung Niederrhein GmbH gehört zu den Unternehmen, die diesen Dienst der Deutsche Post Com GmbH mit Erfolg nutzen.

Früher herrschte bei der Fernwärmeversorgung Niederrhein GmbH in Dinslaken dreimal im Jahr Hochbetrieb - immer dann, wenn der Versorger die Zählerstände seiner Kunden ermittelte. 11.000 Fernwärmezähler müssen in zwei Kontrollablesungen und einer abrechnungsrelevanten Ablesung erfasst werden. „Etwa 4.000 Zähler werden von unserem eigenen Personal abgelesen, die restlichen 7.000 Zählerstände übermitteln uns die Kunden selbst per Postkarte“, beschreibt Udo Spieker, Abteilungsleiter Verbrauchsabrechnung, das Procedere. Die eigentliche Arbeit für das Versorgungsunternehmen beginnt dann: Das Erfassen und Auswerten der Angaben, auf deren Grundlage die Kontrollrechnungen und die Jahresabrechnung erstellt werden. „Dabei traten unweigerlich Spitzen in der Belastung von Personal, Technik und Logistik auf“, so Spieker.

Seit der Kooperation mit der Deutsche Post Com GmbH im Herbst 1998 entfällt dieser Aufwand „Wir geben eine Diskette mit den Kundenadressen und Zählernummern raus und bekommen die Ableseergebnisse komplett bearbeitet zurück“, sagt Spieker. 7.000 Antwortkarten an die Fernwärmeversorgung Niederrhein wurden während des Pilotversuchs in nur wenigen Stunden eingelesen. Die Erkennungsquote lag bei fast 100 %. Eine andere Zahl beeindruckt den Abteilungsleiter Verbrauchsabrechnung ebenfalls: 96 % aller Kunden haben auf die Aufforderung reagiert. Das sind genauso viele wie bei vorherigen Aktionen. Ein besonderer Service von der Deutsche Post Com GmbH besteht darin, die Kundenanschriften auf Wunsch abzugleichen und zu korrigieren. Der Pilotversuch überzeugte Spieker; zukünftig werden alle Ableseaktionen des Fernwärmeversorgers mit dem Dienstleister gestartet. Und auch über eine Erweiterung des Outsourcings auf eine teilweise Ablesung der Strom-, Gas- und Wasserzähler denkt man bei der Fernwärmeversorgung Niederrhein inzwischen nach.

Die schnelle Vermittlung zwischen dem Versorgungsunternehmen und dessen Kunden funktioniert so: Die Deutsche Post Com organisiert den Druck der Kundenpostkarten und versieht diese anschließend in einer eigenen Druckstation mit den Kundenadressen und den Zählernummern - dafür muss das Unternehmen die entsprechende Diskette einliefern. Anschließend stellt die Deutsche Post Com die Sendungen über die Briefpost den Kunden zu. Diese wiederum haben bei der Fernwärmeversorgung Niederrhein zwei Möglichkeiten, ihre Zählerstände zu melden. Entweder sie füllen die beiliegende Antwortkarte aus und schicken sie ab oder sie geben den Stand telefonisch durch. Grundsätzlich gibt es bei einer Kooperation mit der Deutsche Post Com GmbH aber auch noch einen dritte Variante der Übermittlung, nämlich per Internet.

Die Zählerstandsmeldungen landen bei der Deutsche Post Com. Jetzt kommt eDOC, der neue Service der Deutschen Post Com, zum Zug: Die Antwortkarten werden an Hochleistungsscannern im Beleglese-Center in Mannheim automatisch eingelesen. Nur in Ausnahmefällen müssen die Karten manuell von Beschäftigten des Beleglese- Centers nachbearbeitet werden. Nach der Bearbeitung im Beleglese-Center werden der Fernwärmeversorgung Niederrhein die kompletten Zählerstandsergebnisse auf einer Diskette überreicht. Auch die Produktion der Rechnungen oder Mahnungen könnte die Deutsche Post Com leisten. Als Fullservice bietet sie Unternehmen an, Abrechnungen schnell und kostengünstig im Druckzentrum zu produzieren und dann zuzustellen.

Revisionssicheres Dokumentenmanagement vor Fremdzugriffen geschützt

Der Beleglese- und Datenextraktionsservice eDOC der Deutschen Post Com ist von einem renommierten Wirtschaftsprüfungsunternehmen zertifiziert worden. Ein Testat bestätigt die Revisionssicherheit des gesamten Dokumentenmanagement-Prozesses von der Erfassung bis zur Archivierung von buchhaltungsrelevanten Belegen durch den Bonner Dienstleister. eDOC gewährleistet somit die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) als Dienstleistung.

Die revisionssichere Archivierung über die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume wird von Finanzämtern und Jahresabschlussprüfern anerkannt. eDOC sichert archivierte Daten gegen Verlust, unberechtigte Zugriffe und Veränderung und schützt die Datenträger vor Vernichtung und Diebstahl. Eingehende Belege, wie Briefe, Postkarten und Faxe werden digitalisiert, die für die weitere Verarbeitung relevanten Daten ausgelesen und dem Kunden im gewünschten elektronischen Datenformat zur Inhouse-Archivierung bereitgestellt. Steht dem Kunden kein eigenes Archivsystem zur Verfügung, so hat er mit eDOC die Möglichkeit, regelmäßig hohe Datenvolumina bei der Deutschen Post Com auf einem überschreibungssicheren Medium archivieren zu lassen.

Sicherheitskriterien stehen bei der dem Briefgeheimnis verpflichteten Tochter der Deutschen Post an oberster Stelle: Die Datensätze zu einem Mandanten werden auf einem zugeordneten Speichermedium abgelegt und sind physisch von den Datenbeständen Dritter zugangssicher getrennt. Der Zugriff Externer auf das eigene Archiv ist durch einen vorher festgelegten Teilnehmerkreis mit speziellen Zugriffsrechten, Firewall- und individueller Benutzerkennung abgesichert.

Rechnungen oder Bestellungen mit unterschiedlichen Datenvolumina können auch als Datensatz und zusätzlich als Image von der Deutschen Post Com zur Archivierung und Recherche auf CD abgelegt und beim Kunden inhouse archiviert werden. Mit einem kostenlosen Recherche-Tool kann in den unveränderbaren Datensätzen nach vorher festgelegten Begriffen, beispielsweise dem Aktenzeichen, recherchiert werden.

Erschienen in Ausgabe: 10/2000