Rechnungsdruck ist kein Pappenstiel

Intelligentes Output-Management beim Energieversorger AVU

Dank eines ausgeklügelten Output-Management-Systems erstellt der Versorger AVU Gevelsberg übersichtliche Rechnungen oder schickt Belege elektronisch an das Archivierungssystem. Eingebunden ist das Output-Management in eine SAP-Umgebung.

14. Mai 2001

Die AVU ist ein Energiedienstleister mit Sitz in Gevelsberg, der die Kommunen des Ennepe- Ruhr-Kreises mit Strom, Gas und Wasser beliefert. Das Unternehmen erwirtschaftet mit rund 500 Mitarbeitern einen Jahresumsatz von etwa 400 Mio. DM. Seit Jahresbeginn bietet das Unternehmen eine neue Strommarke „evivo“ an, die in Zusammenarbeit mit der VEW Energie AG entstanden ist, die zu 50 % an der AVU beteiligt ist.

Nicht nur durch Strompreissenkungen will die AVU wettbewerbsfähig bleiben, sondern auch durch guten Kundenservice. Dies schlägt sich unter anderem in der guten Lesbarkeit der Rechnungen nieder. Die AVU nutzt dafür seit 1998 die intelligente Output-Management-Lösung FormScape der FormScape GmbH, Pohlheim.

Rechnungsformulare sollten lesbarer werden

Bis 1998 arbeitete die AVU mit einem Host-System von der IBM, das nun durch eine Client/Server-Umgebung mit dem Netzwerkbetriebssystem Novell und dem Server- Betriebssystem Windows NT ersetzt werden sollte. Die Clients wurden auf Windows 95 oder Windows NT Workstation umgestellt. Mit dieser Migration wurde dann auch die Anschaffung einer neuen Output-Management-Lösung notwendig, welche die Daten des SAP-Systems verarbeitet. Zwar bietet SAP mit SAPScript auch die Möglichkeit der Formatierung von Formularen, allerdings war dieses Tool für die Anforderungen nicht leistungsstark genug.

Allgemein dient ein Output-Management-System dazu, die Verantwortung für alle denkbaren Formen des im Unternehmen benötigten Outputs zu übernehmen. Neben der klassischen Druckausgabe gehören dazu auch Fax, E-Mail, Internet und Archivierung.

Bildschirmansicht entspricht dem Druck

Nach einer Marktsondierung wurde im Frühjahr 97 FormScape erstmalig bei der AVU präsentiert. Den Verantwortlichen gefiel besonders, dass Formulare im Vergleich zum IBM-System nicht mittels Script-Programmierung und Parametereinstellungen erstellt werden, sondern mit Hilfe einer WYSIWYG-Anwendungsdesign-Umgebung. „Sie sehen unmittelbar am Bildschirm, was mit dem Formular passiert,“ beschreibt Ingo Scharwächter, Anwendungsentwickler und Verantwortlicher für das Output- Management bei der AVU, die Arbeitsweise. „Dies war in dem bisher bei AVU genutzten parameterorientierten IBM-System nicht möglich.“

Der Präsentation folgte eine Probeinstallation: 1997 generierten die AVU-Mitarbeiter sämtliche Formulare mit FormScape, so dass es 1998 mit dem Drucken der Schecks zum ersten produktiven Einsatz kam. Nachdem dieses Startprojekt erfolgreich abgeschlossen war, folgten sukzessiv die übrigen Formulare.

Monatlich werden etwa 45.000 Formulare wie Rechnungen, Zahlungsscheine, Vertragsbestätigungen, Listen und Schecks mit Hilfe von FormScape gedruckt. Aufgrund des hohen Aufkommens verarbeitet die AVU ihre ausgehenden Belege über ein modernes Poststraßensystem aus dem Hause Kern. Innerhalb der Poststraße werden die Formulare kuvertiert. Dazu werden sogenannte OMR-Markierungen genutzt, die dem System mitteilen, wie viele Belege in einen Umschlag gehören und welche Seiten zusammengehören. So können die Sammel- und Kuvertiervorgänge korrekt ausgeführt werden. Durch das zusätzlich implementierte Printec Lösungsmodul „Poststraßenansteuerung“ wird es ermöglicht, dass FormScape die Sortier- und Kuvertierregeln generiert und diese dann in Form der OMR- Markierungen ausdruckt. Diese werden anschließend von der Poststraße gelesen und umgesetzt.

Neben der Belieferung der Poststraße arbeitet FormScape auch mit dem Archivsystem der Firma IXOS zusammen. Die vom Output-Management-System erzeugten Belege verfügen meist über ein ganz neues Layout, weshalb auch aus juristischen Gründen diese Dokumentform dem Archiv übergeben werden sollte. Über eine spezielle und standardisierte Schnittstelle von Printec ist FormScape in der Lage, automatisch zu jedem Formular eine entsprechende Tiff-Datei und die zum Wiederfinden des Dokuments notwendigen Indizes zu erstellen.

Ende 1999 wurde die seit vier Jahren implementierte SAP-Lösung erweitert. Die AVU führte das Abrechnungssystem für Versorgungsunternehmen IS-U/CCS ein. Die SAP- Erweiterung löste auch eine Veränderung im Output-Management aus: Wurden vorher die Druckdaten über SAPScript an FormScape geliefert, stellte man nun auf RDI (Raw Data Interface)-Rohdaten um. Damit erfolgt eine direkte Bereitstellung der Rohdaten aus SAP an die intelligente Output-Management-Lösung, wodurch SAPScripte als Zwischenschritt zur Datenformatierung wegfallen. Neben der Zeit- und Kostenersparnis für die Datenübergabe aus R/3 ergibt sich nun außerdem die Möglichkeit einer Nachbearbeitung im Drucksystem.

Nachbearbeitung im Drucksystem möglich

Die Umwandlung von Rohdaten in einen fertigen, korrekten und übersichtlichen Beleg ist kein Pappenstiel und verlangt höchste Funktionalität von einem Output- Management-System. Die größten Anforderungen an FormScape stellte das Rechnungsformular, in dem grafische Elemente, unterschiedliche Schriftgrößen und -auszeichnungen innerhalb eines Formulars und Kenndaten wie Beleg- und Kundennummer einfließen. Nicht gerade einfacher wurde es dadurch, dass die Rechnungen beidseitig bedruckt werden.

FormScape sorgt bei der AVU nun dafür, dass sämtliche in Rohform transferierten Belegdaten unverzüglich in korrekte, übersichtlich gestaltete und gut lesbare Output-Dokumente verwandelt werden. Die Integration mit dem Archiv stellt die revisionssichere Ablage sowie die sofortige Zugriffsmöglichkeit auch für den originalgetreuen Reprint sicher.

„Ohne die Unterstützung von Printec und deren Know-how wäre die doch teilweise komplexe Erstellung der Belegformulare nicht möglich gewesen. Eine individuelle Schulung auf die speziellen Anforderungen der AVU war hier sehr hilfreich“, äußert sich Scharwächter zur Beratungs- und Implementierungsarbeit von Printec, und ergänzt: „Insbesondere, als es um die speziellen Dinge wie Seitendynamik für den Duplexdruck oder Poststraßenanbindung ging, war die Hilfe eines kompetenten Systemhauses, wie Printec es ist, notwendig.“ Die Printec Datentechnik Vertriebs GmbH, Hainburg, ist ein Systemhaus, spezialisiert auf Output-Management-Lösungen, und hat es sich zum Ziel gesetzt, die Formularprobleme von Unternehmen zu lösen und die damit verbundenen Geschäftsprozesse zu optimieren.

Erschienen in Ausgabe: 12/2000