Release-Wechsel in Rekordzeit

Datenverarbeitung ist längst mehr als nur eine interne Dienstleistung

Nur zehn Wochen benötigte die Braunschweiger Versorgungs-AG für den Release-Wechsel von SAP R/3 und IS-U. Eine Rekordleistung, die durch Mitwirken der cronos Unternehmensberatung, Münster, und der Gisa, Halle, erst möglich wurde.

16. Juli 2003

Für die Braunschweiger Versorgungs-AG war 2002 ein Jahr, das es in sich hatte. Gerade erst hatte man mit der Migration von R/2 auf R/3 und der Einführung von IS-U ein Mammutprojekt erfolgreich hinter sich gebracht, da kam mit dem amerikanischen Energiekonzern TXU ein neuer Mehrheitsaktionär - und das nächste Großprojekt stand an. Nicht zuletzt wegen der neuen Konzernstrukturen mussten sowohl für R/3 Classic als auch für IS-U das neueste Release eingeführt werden. Mitten im Projekt meldete die neue Konzernmutter Insolvenz an. Dennoch zog man in Braunschweig die Umstellung durch. Mit Unterstützung des teams utilities der cronos Unternehmensberatung, Münster, und der Gisa, Halle, gelang dies in zehn Wochen.

In Braunschweig sieht man eine funktionierende Datenverarbeitung, die auf dem neuesten Stand ist, als wichtige Basis für den Erfolg des Unternehmens. „Für uns ist die Informationsverarbeitung nicht nur eine interne Dienstleistung, sondern ein Mittel, unsere Marktchancen zu verbessern. Sowohl als Partner der Fachabteilung als auch für das Unternehmen insgesamt“, fasst Uwe Karges, Leiter der Informationsverarbeitung der Braunschweiger Versorgungs-AG den strategischen Wert der DV zusammen. Gerade in einer Phase des Umbruchs ist das um so wichtiger, denn auch bei der Partnersuche steigert eine funktionierende DV den Wert des Unternehmens.

Die Gründe für den umfassenden Release-Wechsel auf R/3 4.6c und IS-U 4.64 waren vielfältig. Auslöser war zunächst der Umstand, dass man in Braunschweig das eigene Unternehmen bislang als einen Mandanten abgebildet hatte, in dem die Töchter als einzelne Buchungskreise geführt wurden. Als Teil eines internationalen Konzerns war das so nicht mehr haltbar, schon weil man nach US-GAAP bilanzieren musste. Aber auch die neuen Anforderungen innerhalb des Konzerns ließen einen Wechsel als sinnvoll erscheinen, denn Braunschweig sollte innerhalb der Gruppe die Verantwortung für die Groß- und Bündelkunden in Deutschland übernehmen. Eine Aufgabe, für die mit dem drei Jahre alten IS-U-Releases 4.5b nicht zu erfüllen war. Dass die SAP zudem die Wartung für dieses Release im Jahr 2003 einstellt, war noch ein zusätzliches Argument.

Gerade im Bereich der Großkunden hatten sich die Braunschweiger Versorgungs-AG in den vergangenen Jahren gut etabliert. Rund tausend dieser strategischen Kunden beliefert der Versorger heute mit Strom, angefangen bei der Deutschen Post über Unternehmen wie Tetrapack bis hin zu Versicherungen wie KKH oder zu Handelsketten wie „Bijou Brigitte“. Daneben ist man aber auch im Privatkundensegment erfolgreich. Als einer der Pioniere gehörte die Braunschweiger Versorgungs-AG bereits im März 1999 zu den Ersten, die ein entsprechendes Angebot auf den Markt gebracht hatten. Der Erfolg: Nach wie vor verzeichnen die Braunschweiger hier ein Wachstum und beliefern heute mehr als 175.000 Kunden mit fast 285.000 Zählern.

Einer der Gründe für diesen Erfolg ist in den Augen von Uwe Karges, dass die Braunschweiger Versorgungs-AG nicht ausschließlich auf den Preis, sondern vor allem auch auf einen guten Service setzen, im Privatkundenbereich ebenso wie bei den Großkunden. „Wir hatten jetzt schon mehrmals den Fall, dass große Kunden zu uns zurückgekommen sind, gerade weil wir ihnen einen besseren Service bieten können als größere Versorger. Dazu braucht man eine gute Datenbasis, weil man so dem Kunden nicht nur bessere Angebote machen kann, sondern auf Basis dieser Daten auch nützliche Informationen liefern kann, etwa für ein günstigeres Verbrauchsverhalten. So schafft man mit der Informationsverarbeitung einen echten Mehrwert für den Kunden“, so Uwe Karges.

Das funktioniert aber nur, wenn die IT und die Fachabteilung „Hand in Hand“ zusammenarbeiten. Und vor allem, wenn die IT-Spezialisten die Prozesse im Markt genau kennen und der Fachabteilung auf diese Weise schnell geeignete Lösungen bieten können. Er ist deswegen froh, dass das Projekt „Release-Wechsel“ ungeachtet aller Probleme bei der TXU durchgezogen wurde. „Mit dem neuen Release bleiben wir für die nächsten Jahre handlungs- und entwicklungsfähig. Und das ist dringend geboten. Schließlich stehen mit der Liberalisierung des Gasmarktes ganz neue Themen an, die auch IT-technisch bewältigt werden müssen.“

Das Enddatum für das Projekt stand von vornherein fest. Spätestens bis Ende 2002 musste alles erledigt sein, denn der Jahresabschluss kann schlecht verschoben werden. Da beißt die Maus keinen Faden ab, und daran ändert auch die zwischenzeitliche Insolvenz des Mehrheitsgesellschafters nichts. Damit standen im Höchstfall drei Monate zur Verfügung, um nicht nur den kompletten Release-Wechsel für R/3 Classic und IS-U durchzuführen, sondern auch den bislang übergreifenden Mandanten in sieben neue Mandanten zu teilen. Die Alternative, zuerst den Mandanten zu teilen und dann die Release-Wechsel insgesamt sieben Mal auf das Jahr 2003 zu verteilen, kam für Klaus-Jürgen Wildschütz schon aus wirtschaftlichen Gründen nicht in Frage. Es blieb also nur die Möglichkeit, das Projekt zum Erfolg zu bringen.

„So etwas macht man nur, wenn man an sich glaubt“, so Klaus-Jürgen Wildschütz. „Wenn man solch ein Mammutprojekt aber tatsächlich auch erfolgreich durchziehen will, ist es unabdingbar, nicht zu blauäugig an die Sache heranzugehen.“ Für ihn wie für seinen Kollegen Karges ist das nämlich die Hauptursache für das Scheitern vieler Projekte - nicht nur im IS-U-Umfeld. „Eine saubere Vorbereitung mit den externen Beratern und das frühzeitige Einbinden der Key-User gehören zu den Grundvoraussetzungen für den Erfolg. Aber auch, dass man sich eine funktionierende Testumgebung schafft. Und vor allem, dass man das Projekt nicht überfrachtet“, fasst Karges die Erfolgsfaktoren zusammen. Dazu gehören aber auch die richtigen Partner: „Wir hatten das Glück, mit cronos und Gisa Partner zu haben, die bereits das Einführungsprojekt in den Jahren 2000 und 2001 begleitet haben. Damit konnten wir auf Berater zurückgreifen, die uns genau kennen. Ohne diese Hilfe hätten wir die Punktlandung sicher nicht so hinbekommen.

Hoffnung auf etwas mehr Ruhe für 2003

Letztlich hängt der Projekterfolg aber auch von einem funktionierenden Team ab. „Wir haben unseren Mitarbeitern in den vergangenen Jahren hier einiges abverlangt. Dennoch haben wir alle Anstrengungen menschlich wie sozial gut bewältigt, sowohl intern wie auch im Umgang mit den externen Beratern.“ Uwe Karges hofft deswegen auch im Sinne der Mitarbeiter, dass es im Jahr 2003 etwas ruhiger zugeht. Und dass das System weiter so stabil läuft wie in den vergangenen zwei Jahren. „Natürlich gibt es in Anwendungen wie R/3 oder IS-U immer Fehler. Aber bisher haben sich diese Fehler bei uns nie kritisch ausgewirkt: Es gab keinerlei Probleme mit der Abrechnung und auch sonst sind wir sehr zufrieden mit dem System“, so sein Fazit. Er ergänzt: „Es gibt ja Menschen, die sich beschweren, dass niemand es bemerkt, wenn ein System stabil läuft. Aber ich für meinen Teil genieße derzeit dieses & pos;selbstverständliche& pos; Hinnehmen einer funktionierenden Lösung. Und ich bin zuversichtlich, dass dies - nicht zuletzt aufgrund unserer Anstrengungen in den vergangenen Monaten - auch so bleiben wird.“

Erschienen in Ausgabe: 03/2003