Revisionskonforme Mailarchivierung

Regulatorischen Anforderungen bedingen dauerhafte Speicherung.

11. November 2008

Mit der Einführung einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung hat Vattenfall Europe auf die zunehmende Bedeutung von E-Mails im vertragsrechtlich relevanten Schriftverkehr reagiert. Laut dem Konzern mache die wachsenden regulatorischen Anforderungen bei E-Mails mit Handelsbriefinhalt eine dauerhafte Speicherung von mindestens sechs Jahren nötig. Außerdem müsse sichergestellt sein, dass die betreffende E-Mail unverändert bleibt. Auf Basis des Enterprise Content Management (ECM)-Systems ›Open Text Livelink‹ hat Vattenfall Europe Information Services eine Lösung realisiert, die alle rechtlichen Vorgaben erfüllt. Eingehende E-Mails werden in einem Langzeitarchiv gespeichert, bevor sie im jeweiligen Funktionspostfach zur Verfügung stehen, ausgehende entsprechend bevor sie das Unternehmen verlassen. Da die Archivierung automatisch im Hintergrund erfolgt, stehen den Mitarbeiter sämtliche E-Mail-Funktionen ohne Zusatzaufwand jederzeit zur Verfügung. Für jedes Funktionspostfach lässt sich die automatische Archivierung einzeln aktivieren und die Dauer der Speicherung festlegen. Außerdem können vorhandene E-Mails nachträglich revisionssicher archiviert werden. Über eine Volltextsuchfunktion finden sich sämtliche gesicherten E-Mails nebst Dateianhängen »leicht wieder«, so der Dienstleister. Da der Zugriff ausschließlich lesend über eine Web-Oberfläche des ECM-Systems erfolgt, bleibe nach eignen Angaben die Revisionssicherheit gewahrt.