Schneller und genauer als von Hand

Westdeutsche Licht- und Kraftwerk AG liest Ablesekarten automatisch

Mit geringer Fehlerqoute liest die Westdeutsche Licht- und Kraftwerk AG Zählerablesekarten aus. Möglich ist das dank einer Software, die Datensätze für das anschließende Rechnungsprogramm erstellt.

16. November 2001

Sowohl in jeder Großstadt als auch in den kleinsten Gemeinden gehört die Abrechnung von Strom, Gas und Wasser zu den Hauptaufgaben der Energieversorger. Ohne EDV-Unterstützung ein mühsames und zeitaufwendiges Unterfangen. Mitarbeiter wandern von Haustür zu Haustür, lesen die Zählerstände ab und tragen sie in das entsprechende Formular ein. Oder der Verbraucher liest selbst den Zähler ab und trägt den Wert in Ablesekarten ein. Damit ist zumindest die Arbeit des Ablesers erspart.

Was bleibt, ist die Übernahme der Daten aus den Ablesekarten in die EDV, um daraus die Rechnung zu erstellen. Diese Arbeit manuell vorzunehmen, ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Formularerfassungssysteme, wie das weltweit verbreitete Teleform von Cardiff Software, bieten hier eine effiziente Lösung, welche die Kosten senkt, den Prozess beschleunigt und die Datenqualität steigert. Darüber hinaus können sie bei der Bearbeitung von Anträgen auf einen Tarifwechsel wertvolle Dienste leisten und auch bei der Durchführung von Kundenzufriedenheitsanalysen unterstützen.

Die Westdeutsche Licht- und Kraftwerk AG (WLK) beliefern als Energiedienstleistungsunternehmen seit ihrer Gründung im Jahr 1923 das Erkelenzer Land mit Strom und Erdgas. Seit 1994 wird darüber auch Nahwärme, seit 1996 werden Dienstleistungen im Bereich der Telekommunikation und Geografischer Informationssysteme angeboten. Die elektrische Energie wird von den WLK in vier 110-kV Einspeisestellen aus dem RWE-Netz bezogen.

Bei einer nutzbaren Abgabe von 431,5 Mio. kWh Strom, 615,2 Mio. kWh Erdgas sowie 1,5 Mio. kWh im Bereich Nahwärme wurde 1998 mit 187 Mitarbeitern ein Umsatz von 128,6 Mio. DM erzielt. Das Versorgungsgebiet umfasst 323 km² mit drei Städten und einer Gemeinde. Rund 62.000 Strom- und etwa 14.000 Erdgaskunden werden mit Energie versorgt.

Für die Abrechnung des Strom-, Gas- und Wasserverbrauchs nutzt die WLK die Verbrauchsabrechnungssoftware Energie 2000. Jährlich müssen aus rund 45.000 Ablesekarten die Zählerstände für Strom-, Gas- und Wasserverbrauch der angeschlossenen Haushalte erfasst werden. Dafür druckt Energie 2000 Ablesekarten mit den Stammdaten (zum Beispiel Name, Adresse und Zählernummer) für den Versand an die Haushalte aus. Die Verbraucher tragen die Zählerstände ein und senden die aus den vorhandenen Datenbanken vorausgefüllten Rückantwortkarten zurück.

Für die Übernahme der Zählerstände in Energie 2000 nutzt die WLK seit einiger Zeit das Formularerfassungssystem Teleform. Zuvor wurden die Daten manuell eingegeben, was auf Dauer jedoch zeit- und kostenaufwendig war und zu Fehleingaben führte. Für den Einsatz von Teleform hatte man sich aufgrund der Kompatibilität mit den vorhandenen Systemen und der Skalierbarkeit entschieden. Dadurch war die unproblematische Integration in die IT-Umgebung der WLK sowie das Wachstum mit kommenden Anforderungen gesichert. Weiterhin ausschlaggebend war, dass Teleform keine Einschränkungen hinsichtlich des zu verarbeitenden Belegvolumens macht.

Die eingehenden Antwortkarten mit den Zählerständen werden über ein Stapelverfahren gesammelt, mittels eines Canon-Scanners erfasst und mit Teleform Elite gelesen und verifiziert. Zuvor wurde die Software bezüglich des Aussehens der Antwortkarte belehrt. Die so ermittelten Ablesedaten werden direkt in eine ASCII-Datei geschrieben. Von dort gelangen die Daten in Energie 2000, damit die Rechnungserstellung erfolgen kann. Abschließend werden alle Karten automatisch mit der Archivierungssoftware Intuitiv der SER Systems AG archiviert. Sie stehen somit den Sachbearbeitern an den Bildschirmen direkt für Kundenanfragen oder Recherchezwecke zur Verfügung. Eine manuelle, zeitaufwendige Suche in den Ablesekarten entfällt.

Diese Vorgehensweise nutzt die WLK auch beim Auslesen der Anträge auf Tarifwechsel. Im Rahmen des liberalisierten Energiemarktes war das Unternehmen - wie alle Energieversorger - gezwungen, ihren Haushaltkunden neue, verbrauchsorientierte Tarifstrukturen anzubieten. Bei dem letzten diesbezüglichen Mailing kamen rund 35.000 der ausgesendeten Karten zurück, mit denen die Kunden ihren Wechsel in einen anderen Tarif anmeldeten. Mitarbeiter der WLK wären wochenlang beschäftigt gewesen, hätten sie diese Karten manuell bearbeitet. Statt dessen werden sie nun ebenfalls eingescannt, die Daten mittels Teleform ausgelesen und in eine ASCII-Datei geschrieben.

Die Daten werden dann wiederum in Energie 2000 importiert und verarbeitet. Es erfolgt automatisch die Umstellung des gewünschten Tarifs. Auch diese Antwortkarten gelangen in das elektronische Archiv. Der hierfür benötigte Zeitrahmen ist wesentlich geringer als das bisherige Verfahren und ermöglicht der WLK flexibles und rasches Handeln, um im Energieversorgungsmarkt zu bestehen.

Die WLK plant, in Kürze eine Analyse über die Kundenzufriedenheit durchzuführen. Hierzu führt das Unternehmen Befragungen durch. Das Auslesen der Antwortkarten soll auch hier von der Software Teleform übernommen werden. Weiterhin besteht mit dem Programm die Möglichkeit, im Rahmen dieser Aktion ein Antwortdokument im PDF-Format oder beispielsweise per Fax automatisiert zu versenden. Der WLK steht somit ein weiteres Werkzeug zur raschen Reaktionsfähigkeit und Verbesserung der Kundenbeziehungen zur Verfügung.

Erschienen in Ausgabe: 10/2001