Übersicht im Vertragsprozess statt Papier-Dschungel

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Digitale Akte - Als die Berliner Gasag ihre Dienstleistungsstruktur im IT-Bereich strategisch neu ausrichtete, zeigte sich, dass die Zahl der Anbieter sich bald verdoppeln würde. Um die Vertragsbeziehungen weiterhin transparent dokumentieren zu können entschied sie sich, ein elektronisches Vertragsmanagement einzuführen.

22. April 2016

Die Berliner Gaswerke Aktiengesellschaft (Gasag) ist seit fast 170 Jahren mit Schwerpunkt in der Region Berlin-Brandenburg tätig. Rund 700.000 Privat- und Gewerbekunden der Gasag und ihrer Töchter erhalten Services für die Gas-, Strom- und Wärmeversorgung. Das Unternehmen hat zirka 1.600 Mitarbeiter und einen Jahresumsatz von 1,1Mrd.€.

Der IT-Betrieb ist heute vollständig ausgelagert: an zwei Rechenzentrumsbetreiber und an etwa 40 unabhängige Anbieter verschiedenster IT-Dienstleistungen, von Individual-Software-Entwicklung über Systemintegration bis hin zu Maintenance. Die Geschäftsbeziehungen zwischen der Gasag und den verschiedenen IT-Anbietern sind in Rahmenverträgen, Einzelverträgen sowie Service Level Agreements (SLA) geregelt.

Regelmäßige Prüfung wichtig

Um einen reibungslosen IT-Betrieb zu gewährleisten und unnötige Kosten zu vermeiden, muss der Status der Verträge regelmäßig überprüft werden: Beinhalten etwa Software-Lizenzverträge die tatsächlich benötigte Anzahl an Benutzern, besteht möglicherweise eine Über- oder Unterlizensierung? Läuft ein Lizenzvertrag ab und muss verlängert werden? Enthalten Wartungsverträge alle benötigten Leistungen? Soll ein Vertrag geändert, gekündigt oder verlängert werden, muss dies innerhalb der vertraglich vereinbarten Frist geschehen. Wird sie versäumt, bedeutet dies entweder Mehrausgaben oder eine Beeinträchtigung der IT-Prozesse im Unternehmen, im schlechtesten Fall beides.

Bis vor einigen Jahren war die Anzahl der Dienstleister der Gasag noch bedeutend kleiner. Dementsprechend leichter hatten es die IT-Verantwortlichen, den Überblick über Vertragsinhalte einschließlich Fristen zu behalten. So wurden Verträge als Papierdokumente in Aktenordnern aufbewahrt. Bei zusätzlichen Bestellungen der IT-Abteilung, die im SAP-System generiert und vom Einkauf ausgelöst wurden, druckte der Verantwortliche diese Dokumente aus und heftete sie beim zugehörigen Rahmenvertrag ab.

Nur berechtigter hat Zugriff

»Bei einem begrenzten Volumen an Verträgen funktioniert dieses System noch«, sagt Ronny Stamm, Leiter IT-Konzernstrategie bei der Gasag. »Als jedoch klar wurde, dass die Zahl der Dienstleister deutlich zunehmen würde, stand fest: Wir benötigen eine automatisierte Fristenkontrolle, die die verantwortlichen Mitarbeiter rechtzeitig darauf aufmerksam macht, wenn eine wichtige Frist abläuft.«

Daher beschloss man, eine digitale Vertragsmanagement-Lösung einzuführen, die per Schnittstelle mit SAP verknüpft werden sollte. Da der Energieversorger in anderen Bereichen seines Enterprise Content Managements (ECM) bereits verschiedene Lösungen vom Anbieter Forcont Business Technology im Einsatz hatte, entschied sich das Unternehmen für die elektronische Vertragsakte ›Forcontract‹ auf Basis der ECM-Software ›Forcont Factory FX‹.

Die Webanwendung erlaubt die zentrale Ablage aller Verträge, einschließlich dazugehöriger Dokumente wie etwa Bestellformulare, Korrespondenz und Notizen. Über eine Startseite gelangen die Mitarbeiter in verschiedene Bereiche: In einem persönlichen Bereich erhalten sie etwa einen Überblick über anstehende Termine, deren Einhaltung sie verantworten, sowie über kürzlich angesehene oder bearbeitete Dokumente. Diese lassen sich aufrufen und weiterbearbeiten.

In einem anderen Bereich finden Mitarbeiter eine Übersicht über sämtliche Vertragsakten, auf die sie Zugriff haben. In jeder einzelnen Akte sind vertragsrelevante Daten und Dokumente verfügbar – dazu gehören unter anderem Informationen über Vertragsgegenstand, Vertragspartner, Vertragsbeziehungen, zuständige Abteilung, verantwortliche Mitarbeiter, Fristen, Berechtigungen und das Vertragsdokument selbst.

Über den Bereich Katalog können Benutzer die gesuchte Vertragsakte auffinden, sowohl per Volltextsuche als auch per Filtersuche nach Kategorien. Ein Rollen- und Rechtesystem gewährleistet, dass der Zugriff auf ein Dokument nur für dazu berechtigte Benutzer möglich ist.

Ausweitung auf alle Bereiche

»Mit der digitalen Vertragsakte haben wir eine viel bessere Kontrolle über unsere Verträge gewonnen«, sagt Stamm. »Insbesondere die Funktion der automatischen Fristenkontrolle erleichtert uns das Management der Vertragsbeziehungen enorm: Vor Ablauf einer Frist erhält der zuständige Mitarbeiter rechtzeitig eine Erinnerung per E-Mail, bei wiederholtem Nicht-Reagieren wird auch der Zweitverantwortliche benachrichtigt. Damit sinkt das Risiko, eine wichtige Frist zu versäumen, gegen null.«

Davon sollte nicht nur die IT-Abteilung profitieren, sondern auch alle anderen Bereiche der Gasag. Um mit Forcontract sämtliche Dienstleister- und Partnerverträge des Unternehmens verwalten zu können, entwickelte Forcont eine Schnittstelle zum SAP MM-Modul. Das Ziel: den gesamten Prozess von der Bestellanforderung an den Einkauf bis zum unterschriebenen Vertrag vollständig zu dokumentieren.

Im Beschaffungsprozess spielt eine ganze Reihe von Dokumenten eine Rolle, bis es zum eigentlichen Vertragsabschluss kommt – etwa Angebote, Kosten-/Nutzenanalysen, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und interne Projektverträge. All diese Dokumente waren bislang an verschiedenen Stellen abgelegt: im optischen Archiv, in der SAP-Datenbank, schriftliche Korrespondenz häufig auch nur im E-Mail-Posteingang der jeweiligen Mitarbeiter und in Papierordnern.

Unter diesen Umständen war es bereits für die direkt betroffenen Fachabteilungen mühsam, die Übersicht über bestehende und zu schließende Vertragsverhältnisse zu bewahren. Noch schwerer hatten es die Rechtsabteilung und das Controlling, wenn es darum ging, Vertragsabschlüsse juristisch zu begleiten, eventuelle Risiken von Verträgen einzuschätzen und deren Wirtschaftlichkeit für das Unternehmen zu bewerten.

Synchronisation mit SAP

Dank SAP-Schnittstelle werden heute viele in SAP gebuchte Bestellungen automatisch mit dem Vertragsmanagement verknüpft. Durch regelmäßige, automatisierte Synchronisation von SAP und Forcontract erscheinen auch alle weiteren in SAP erzeugten Dokumente zu einer Bestellung in der Vertragsakte und sind von dort aus zugänglich. Dokumente außerhalb von SAP lassen sich mit wenigen Klicks ins Vertragsmanagement einstellen.

Zur Vertragsakte gehören darüber hinaus Informationen zum Vertragspartner. Um widersprüchliche Angaben in SAP und Forcontract zu vermeiden, hat Forcont über die Schnittstelle einen großen Teil der SAP-Lieferantenstammdaten ins Vertragsmanagement übertragen.

Mit der Einführung des digitalen Vertragsmanagements musste zudem der bestehende Papieraktenbestand von rund 50 Ordnern mit Vertragsdokumenten digitalisiert werden, um historische sowie aktuelle Vertragsinformationen im elektronischen Zugriff zu haben. Mitarbeiter des Energieversorgers haben die Papierdokumente sukzessive gescannt, Vertragsakten in Forcontract angelegt und die digitalisierten Dokumente zugeordnet. Damit verfügt das Unternehmen nun über ein unternehmensweit einheitliches System zur Bearbeitung, Überwachung, Auswertung und Ablage von Verträgen.

Christine Balonier, (für Forcont Business Technology)

Erschienen in Ausgabe: 04/2016