Vom Kassenautomat direkt ins SAP

Zahlungsverkehr Bis zu 1.110 Ein- und Auszahlungsvorgänge in bar müssen Versorger täglich abwickeln. Moderne Kassenautomaten-Systeme können die Mitarbeiter entlasten und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

17. Februar 2008

Die Möglichkeit zur Barzahlung sollten Energieversorger in ihrem Kundenrepertoire beinhalten, zumal diese Kundengruppe in den vergangenen Jahren stark angestiegen ist: Die Mainova AG nennt einen Zuwachs an Barzahlern von 98.000 (2006) auf 102.300 (2007). Die Bar-Kassen sind somit starken Belastungen ausgesetzt. Auswertungen haben gezeigt, dass zum Teil bis zu 1.100 Ein- und Auszahlungsvorgänge täglich abgewickelt werden müssen. Besonders am Monatsanfang ist das Aufkommen enorm.

Daher suchen Unternehmen vermehrt nach alternativen Lösungen, um die personenbesetzten Kassen zu entlasten. Eine Lösung hat die Mainova AG mit der Übergabe des gesamten Barzahlungsverkehrs an einen intelligenten Crown Systems Kassenautomaten gefunden. Hersteller der Automaten ist das Rellinger Technologieunternehmen Crown Technologies GmbH. Die Mainova ist einer von 23 Versorgern, der deren Kassenautomatsystem in Anspruch nimmt. Die Stadtwerke Ansbach und Homburg kommen im ersten Quartal 2008 hinzu. Insgesamt ist laut Crown Technologies die absolute Menge der Zahlungsvorgänge am Automaten nicht allein ausschlaggebend bei der Entscheidung für die Anschaffung. Beispielsweise haben die Vereinigten Stadtwerke Ratzeburg einen kleinen Automaten im Einsatz, der täglich rund 40 Zahlungen abwickelt.

Drei der modernen Kassenautomatsysteme hat die Mainova mit mehr als 460.000 Privatkunden bereits im Oktober 2006 in Betrieb genommen. »Wir wollen unseren Kunden bestmöglichen Service bieten. Dies gilt für Leistungen in den Bereichen Strom, Erdgas, Wasser und Wärme, bei der Beratung und im Kundenservice «, so Martina Schneider, Leiterin des Mainova-Kundenzentrums.

Um einen sicheren und effektiven Ablauf bei den Ein- und Auszahlungen an den Kassenautomaten zu gewährleisten, werden diese direkt mit den im Unternehmen genutzten Buchungssystemen verbunden. »Wir haben eine Lösung gesucht, die sowohl den Zahlungsverkehr an den Personenschaltern mindert als auch die Verbuchung der Zahlungen automatisiert und vereinfacht «, so Schneider. Durch die entwickelte Interface-Lösung greifen die Automaten direkt auf die im Buchungssystem gespeicherten Kundendaten zu. Transaktionen werden in Echtzeit verarbeitet. Auch weitere Vorgänge, wie etwa die Entsperrung von Strom und Gaszählern, können die Mitarbeiter in diesem System anstoßen. Nach der Einzahlung fälliger Beträge generiert sich eine E-Mail für die zuständige Fachabteilung, um die Entsperrung des betreffenden Zählers zu veranlassen.

Besondere Bedeutung kommt der Implementierung von Kassenautomaten in Systeme des IT-Herstellers SAP zu. Eine optimale Integration der neuen Kassenautomaten in die bestehende Infrastruktur des Frankfurter Versorgers hatte oberste Priorität. Als Kooperationspartner der SAP AG aus Walldorf entwickeln die Rellinger, in enger Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller, optimierte Lösungen zur Integration von Kassenautomaten in SAP IS-U- und FI-CA-Anwendungen.

Datenverlust ausgeschlossen

Durch die SAP-Interface-Technik sind die Automaten mit herkömmlichen Bar-Kassen gleichgestellt und in das Kassenbuch integriert. Sollte die Verbindung zu SAP ausfallen, stellt das System automatisch auf eine Offline-Variante um, welche den Betrieb und die Funktion gewährleistet. Verfügbar ist für solche Fälle eine ›Schattendatenbank‹, in der die Kundendaten gespeichert sind. Die im Offline-Modus gewonnenen Daten werden, sobald die Verbindung zur SAP-Anwendung wieder hergestellt ist, mit der Stammdatenbank synchronisiert. Durch diese Lösung ist ein Datenverlust ausgeschlossen.

Die Ausbaufähigkeit des Systems war laut dem technischen Leiter der Mainova, Andreas Pawliczek, wesentliches Entscheidungskriterium für die Auswahl der Kassenautomat-Lösung: »Alle Systeme von Crown Technologies sind so konzipiert, dass Veränderungen, wie etwa Addons, ohne zusätzliche Modifikationen möglich sind«, so Pawliczek. Nach Installation des SAP Interfaces erscheint im System das Menü ›Easy Access Kassenautomaten‹. Mittels diesem wird das Interface entsprechend den Anforderungen des Kunden konfiguriert. Es dient zum Customizing von Buchungsvorgaben, Abstimmungsschlüssel, Prozesssteuerung, Ereignis- und Protokollsteuerung. So können Änderungen schnell und unkompliziert umgesetzt werden.

Mainova hat sich zusätzlich für eine sogenannte ›24/7‹-Foyer-Lösung entschieden. Einer der drei Automaten wurde im Vorraum der Filiale installiert. Er ist rund um die Uhr an sieben Tagen in der Woche einsatzbereit. Derzeit hat Mainova rund 10.000 Kunden, die regelmäßig Barzahlungen tätigen. Diese wurden mit einer speziellen Kundenkarte ausgestattet, durch die die Identifizierung und Anmeldung erleichtert werden.

140.000 weitere Kunden sind gelegentliche Barzahler, die sich für Vorgänge durch manuelle Eingabe ihrer Vertragskontonummer am Automaten identifizieren können. Eine Zusatzmöglichkeit, den Kunden Zugang zum Automaten zu gewähren, ist die Kassenkarte. Diese generiert nach einer Beratung das Servicepersonal. Mit der Karte kann der Kunde dann beispielsweise Auszahlungen eigenständig durchführen. Zudem hat er weiterhin die Möglichkeit, die Vorkassezählerkarten am Kassenautomaten aufzuladen. Für alle diese Vorgänge besteht über das SAP-Interface eine Verbindung zur SAP-Anwendung.

Erschienen in Ausgabe: 01/2008