Vom Kostenfaktor zum strategischen Moment

MVA Stellinger Moor verbesserte Instandhaltung mit SAP PM

Um die Instandhaltung zu optimieren, hat sich das Management der Müllverbrennungsanlage Stellinger Moor, einem Unternehmensbereich der Stadtreinigung Hamburg, für die Einführung des Instandhaltungsmoduls PM der SAP AG-Software R/3 entschieden.

08. April 2001

Unser Ziel ist es, die Verfügbarkeit unserer Müllverbrennungsanlage Stellinger Moor dauerhaft und sicher auf einem hohem Niveau zu stabilisieren und weiter zu optimieren“, definiert Jörn Franck die Aufgaben der Instandhaltung für die Müllverbrennungsanlage (MVA) Stellinger Moor. Für den Leiter der MVA, der gleichzeitig Projektleiter der Stadtreinigung war, heißt das, mit Ausnahme von zwei geplanten Revisionen pro Jahr den ständigen Betrieb der zwei im Dreischicht-Betrieb genutzten Verfahrenslinien langfristig zu sichern und die kostenintensiven Revisionszeiten auf das notwendige Mindestmaß zu begrenzen.

Diese Forderung erhielt vor allem seit 1996 Nachdruck. Hintergrund war die im gleichen Jahr erfolgte Verabschiedung eines neuen Kreislaufwirtschafts- und Abfallgesetzes sowie die zunehmende Konkurrenz durch private Entsorgungsunternehmen im Großraum Hamburg. Die MVA Stellinger Moor zählt zu den kleinsten der Stadt Hamburg. 180.000 t beträgt der Durchsatz an Abfall, den die Mitarbeiter mit den rund 25 Jahre alten Verbrennungsanlagen im Jahresdurchschnitt bewältigen. Ein Kauf neuer Ofenanlagen im großen Umfang kam nicht in Betracht. Daher war es notwendig, die Auslastung der vorhandenen nachhaltig zu verbessern, was praktisch durch eine Instandhaltung auf modernstem Niveau erreicht werden sollte.

Als spezielles Problem erwies sich, daß die Kenntnisse über den Zustand der Anlagentechnik zum Großteil in den Köpfen und Oktavheften weniger Personen vorhanden war.

Ähnlich unbefriedigend war die Situation wegen der großen Datenvielfalt auch bei der Transparenz von Instandhaltungsmaßnahmen, welche sich auch Ende der achtziger Jahre, nach Einführung der ersten DV-gestützten Instandhaltung nicht nachhaltig besserte. Zu diesem Zeitpunkt befand sich in der MVA-Instandhaltung SAP R/2 im Einsatz. Mit dieser Lösung arbeitete in Stellingen aber letztlich nur ein sehr eingeschränkter Personenkreis, wie Jörn Franck beschreibt: „Überspitzt formuliert nutzten wir das R/2-System nur als bessere Schreibmaschine, einerseits aus mangelndem Wissen der Mitarbeiter über die Funktionalität des R/2, andererseits sicher auch aus einer damals noch nicht optimalen Implementierung des R/3-Vorläufers“. Daher wurden Anlage- und Maßnahmen-Historien überwiegend auf Karteikarten geführt, und die Planung erfolgte sicherheitshalber auf großen Wandtafeln.

Um die Situation grundlegend zu verbessern, beschloss das Management im Frühjahr 1997, ein komplettes Business Process Reengineering (BPR) durchzuführen. Dabei stand die gründliche Untersuchung der alten Geschäftsabläufe sowie eine möglichst komplette Abbildung der neuen Prozesse im Vordergrund. Dazu sollte das Instandhaltungsmodul PM der SAP AG eingeführt werden. Angesichts der Unzulänglichkeit des alten R/2-Datenbestandes war eine echte Neueinführung geplant. Eine Alternative zum R/3-System stand nicht zur Debatte, da das R/3-System bereits in der Stadtreinigung Hamburg mit vielen Modulen genutzt wurde.

Bei der unternehmensweiten Einführung von SAP R/3 im Hause der Stadtreinigung Hamburg wurde ein Beratungsunternehmen hinzugezogen, das auch die Einführung von PM in der MVA Stellinger Moor durchführen sollte. Allerdings wurde das Projekt wegen mangelnder Branchenkompetenz abgebrochen, berichtet Jörn Franck.

Es folgte eine Neuausschreibung, in der sich das gemeinsam von der Unternehmensberatung Schmücker & Partner Informationssysteme GmbH und dem Stuttgarter Beratungs- und Ingenieurbüro Fichtner GmbH erarbeitete Konzept durchsetzte. Die System- und Branchen-Spezialisten der Aachener Niederlassung von Schmücker & Partner überzeugten vor allem durch Know-how und zahlreiche Referenzen im Bereich der R/3- Einführung, während sich Fichtner als Spezialist für den Bau, Betrieb und Instandhaltung von Kraftwerks- sowie Müllverbrennungsanlagen präsentierte. Beide Dienstleister hatten in früheren Projekten erfolgreich zusammengearbeitet.

Im Juni 1997 startete das Projekt mit der erforderlichen Analyse der alten Geschäftsprozesse. In diesem Zusammenhang wurden alle MVA-Mitarbeiter zu ihren Erfahrungen und Verbesserungsvorschlägen hinsichtlich der Geschäftsprozesse in der Instandsetzung, Inspektion und Wartung befragt. Die Ergebnisse flossen in das bis zum Frühjahr 1998 durch Schmücker & Partner sowie Fichtner fertiggestellte Soll-Konzept ein, das die neue Strategie der Instandhaltungsorganisation und -abwicklung in der MVA Stellinger Moor verkörperte. Darin wurden Antworten auf wesentliche Fragen gegeben, wie zum Beispiel: Welche konkreten Aufgaben muss die Anlage bewältigen, und wann sind diese Funktionen erfüllt? Welche Störungsursachen müssen erfasst werden, und welche Konsequenzen haben diese für den Anlagenbetrieb?

„Für die Leitung der MVA war es mit Blick auf den Einsatz des R/3-Systems entscheidend, Transparenz zu schaffen und Kennzahlen zu erhalten, auf deren Basis später Geschäftsvorfälle möglichst exakt zu beurteilen und Prognosen zu treffen sind“, erläutert Volker Hahn, Projektleiter bei Schmücker & Partner, die Hintergründe für die ungewöhnlich intensive Vorbereitung der Software-Einführung. Aufbauend auf dieser ersten Projektphase erfolgte schließlich die Implementierung des R/3 PM-Moduls, das die MVA heute im wesentlichen in der Standardausführung nutzt.

Bei der Implementierung erwies sich vor allem die Dateneingabe in das neue System als aufwendig. So waren vor allem die Anlagendaten der Altanlagenbereiche nur zum Teil auf Datenträgern verfügbar, ein Großteil musste per Hand eingegeben werden. Zudem war es wie bei jeder anderen R/3-Einführung auch unumgänglich, Abläufe zu ändern, betont Werner Gertz, Kundenverantwortlicher bei Schmücker & Partner. „Änderungen von Abläufen und die Unterstützung einer Vielzahl von Abläufen durch DV-Systeme in Abteilungen oder im Betrieb, die größtenteils auf Zuruf arbeiten, sind aufwendig und erfordern besonders motivierende Schulungen, in denen nicht nur der Umgang mit dem R/3-System trainiert, sondern auch die Notwendigkeit und der Nutzen der neuen Geschäftsprozesse und des neuen DV-Tools erläutert wird.“

Planmäßig zum Juli 1998 konnten Software-Einführung und Schulungen abgeschlossen werden. Abgesehen von anfänglichen Performance-Schwierigkeiten, die durch Speichererweiterungen im Unix-Server der MVA sowie in den Workstations behoben wurden, bewährt sich die Installation seit diesem Zeitpunkt ohne Zwischenfälle.

Instandhaltung auf neuestem Stand

Dank des durchgeführten BPR und der Einführung von R/3 PM verfügt die MVA Stellinger Moor heute über eine Instandhaltungsorganisation und -abwicklung, die modernsten Standards entspricht. Die mit diesen Maßnahmen verbundenen Ziele wurden erfüllt.

So sind beispielsweise in dem neuen System alle wesentlichen Abläufe aus Wartung, Inspektion und Instandsetzung zentral dokumentiert, so dass das für bestimmte Tätigkeiten notwendige Basis-Know-how dem gesamten Unternehmen zur Verfügung steht. „Wir sind jetzt in der Lage, in jedem Fall von Instandhaltungsmaßnahmen schnell und kompetent zu entscheiden, ob und wann bestimmte Maßnahmen einzuleiten sind“, zeigt sich Jörn Franck zufrieden. Über hinterlegte Wartungs- und Inspektionspläne sind die regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten definiert.

Störungen und sonstiger direkter Instandhaltungsbedarf werden als Meldungen sofort erfasst und an die zuständigen Planungseinheiten zur Bearbeitung weitergeleitet, denen die entsprechenden Aufträge mit Art der Tätigkeit, den erforderlichen Arbeitsschritten und Ressourcen zugestellt werden. Über die maßnahmenbezogene, funktions- und objektorientierte Historie, in die neben Auftragsdaten auch Schadensbilder und -ursachen oder andere technische Rückmeldungen übernommen werden können, ist dabei stets ein aktueller Überblick über den Arbeitsfortschritt und die Anlagenzustände möglich.

Zur Zufriedenheit des MVA-Managements trägt auch die umfassende Integration des Instandhaltungsmoduls in die DV-Landschaft des Unternehmens bei. So wirkt sich speziell die Anbindung an die R/3-Materialwirtschaft positiv auf die Bestände sowie die gesamte Lagerführung und Einkaufsplanung aus. Die ebenfalls realisierte Anbindung an die Anlagenbuchhaltung gestattet eine weitreichende Investitionskontrolle. Instandhaltungsmaßnahmen mit investivem Charakter können so als Anlagen aktiviert werden.

Über die Integration in das Kosten- und Rechnungswesen wird zudem ein aktivitäts- und anlagenbezogenes Kostenmanagement unterstützt. Es lässt sich beispielsweise genau ermitteln, was ein bestimmter Auftrag gekostet hat, oder wieviel Kosten ein bestimmtes Objekt im laufenden Betrieb verursacht. Damit sind zugleich Aussagen über die Effizienz der Instandhaltung möglich, welches auch auf die Vergabe an externe Spezialisten Auswirkungen haben kann. Für Werner Gertz von Schmücker & Partner ist das ein Beleg dafür, dass Rationalisierung nicht mit Personalabbau verknüpft sein muss. „Unsere Erfahrungen aus zahlreichen Projekten zeigen, dass ein optimaler Personaleinsatz unter dem Strich mehr Kosten sparen hilft als ein bedingungsloser Personalabbau ohne fundierte Basis.“

R/3-System erlaubt sichere strategische Aussagen

„Durch das gegebene Maß an Funktionalität und Integration ist es uns möglich, technische Analysen mit Beurteilungen betriebswirtschaftlichen Inhalts zu verknüpfen und zu einer Gesamtbewertung zusammenzuführen, die sich auf umfassende Kennzahlen stützt“, erklärt Jörn Franck. Er erhofft sich allerdings von neuen Release-Wechseln erhebliche Verbesserungen in der Reporting- Funktionalität. Insgesamt aber verfüge sein Unternehmen durch den Einsatz des R/3-Systems erstmals über eine Planungssicherheit, die den Betrieb der Verbrennungsanlagen wesentlich transparenter macht und damit sichere strategische Aussagen zu Verfügbarkeit und Investitionsnotwendigkeit ermöglichen.

Aber noch sieht er sich nicht ganz am Ziel. „Um wirklich umfassende und zuverlässige Aussagen treffen zu können, müssen wir zunächst noch einige Jahre Daten zusammentragen. Des weiteren wollen wir nach und nach CAD-Dokumente vom R/3-System heraus abrufbar machen, um einen schnellen Zugriff auf Pläne und Zeichnungen zu erhalten, die für Instandhaltungsmaßnahmen notwendig sind.“

Außerdem hat sich der MVA-Manager den permanenten Lernprozess auf die Fahnen geschrieben: „Wir planen, die Nutzungsmöglichkeiten der Software für die Instandhaltung in allen Bereichen der Stadtreinigung Hamburg abzugleichen, um ein gutes System-Know-how zu entwickeln und die Kenntnisse im Umgang mit der Software zu verbessern.“

Erschienen in Ausgabe: 01/2000