Wie Reports rechtzeitig warnen

Modernes Forderungscontrolling

Auch für Energieversorger sind Kennzahlen- und Reportingsysteme notwendige Instrumente zur Steuerung des Forderungsmanagements. Um Forderungsrisiken maßgeblich zu senken, bedarf es einer geeigneten Kennzahlenstruktur und eines durchgängigen Reportingkonzeptes.

21. April 2005

Kennzahlen bilden quasi das ‚Nervensystem‘ für den Controlling-Prozeß. Doch welche sind die ‚richtigen‘ Kennzahlen? Welcher Mitarbeiter benötigt für welche Aufgabe welche Informationen? Wie muß das Berichtswesen aussehen, damit Informationen zielgerichtet und zeitnah transportiert werden können? Für ein wirklich leistungsfähiges Berichtswesen können die Spitzenkennzahlen über ein flexibles System sinnvoll definierter Kriterien detailliert werden. Statt starre Reports mühsam ergänzen zu müssen, können damit Informationen fallbezogen aufbereitet werden. Die Filter ergeben drei Klassen von Kennzahlen: kundenorientierte, prozeßorientierte und maßnahmenorientierte Kennzahlen.

Das betriebliche Berichtswesen regelt, wer wann aus welchem Grund mit welcher Information versorgt wird. Auch die Kennzahlen des Forderungsmanagements müssen adressatengerecht ermittelt, aufbereitet und verteilt werden. Dies kann durch periodische Bild: Csion Consulting Berichte (z. B. Monatsstatus) oder in Sonderauswertungen als Ad-hoc-Report (z. B. Ergebnisbericht einer Inkasso-Maßnahme) geschehen. Für die Verantwortlichen im Forderungsmanagement stellt das Reporting ein wichtiges Instrument zur Selbststeuerung dar, wogegen das übergeordnete Management primär an einer effizienten Ergebniskontrolle interessiert ist.

Um eine optimale Informationsversorgung zu gewährleisten, sollte das Berichtswesen einige allgemeine Anforderungen erfüllen: Um Planwerte abgleichen zu können, sollten die periodischen Reports einen konstanten Aufbau aufweisen. Die zu Beginn eines Berichtszeitraums aufgeführten Kennzahlen sollten sich in jedem nachfolgenden Report wiederfinden. Variable Berichtsinhalte, etwa die Detaillierung der Spitzenkennzahl DSO nach Branche oder Mahnstufe anläßlich einer auffälligen Erhöhung im aktuellen Monat, sollten als solche gekennzeichnet werden.

Informationen über Forderungsbestände und -risiken müssen in der Versorgungswirtschaft an dem Bedarf des Vertriebs, der Abrechnungs-, Inkasso- und der Service-Abteilung ausgerichtet werden. Idealerweise werden Berichtsinhalte mit den Adressaten mittelfristig vereinbart. Soweit möglich sollten dabei auch Sonderauswertungen berücksichtigt werden, um zu verhindern, dass Ad-hoc-Anfragen nicht bedient werden können. Neben fachlichen Aspekten ist auch der Detaillierungsgrad festzulegen. Analog zum Kennzahlensystem empfiehlt es sich, je nach Adressat zwischen operativem und strategischem Reporting zu unterscheiden Um das Reporting als Frühwarninstrument nutzen zu können, sollten für ausgewählte Kennzahlen Hochrechnungen erstellt werden. Der Soll-Ist-Vergleich wird so um einen Soll-Wird-Vergleich erweitert, um auf die sich abzeichnenden Planabweichungen frühzeitig reagieren zu können.

Erschienen in Ausgabe: 01/2005