Auf lange Sicht

Management

Der technische Fortschritt und die Energieeinsparverordnung stellen die klassische Arbeitsteilung am Bau in Frage. Schon in der Planungsphase ist es wichtig, die Bedürfnisse für den nachhaltigen Betrieb des Gebäudes zu kennen. Dazu arbeiten Planer und Dienstleister enger zusammen als bisher.

23. Februar 2017

Die Nutzungsphase der Immobilien beträgt oft bis zu 50 Jahre. Die Anforderungen an die Immobilie ändern sich indes oft über die Jahre und Nachhaltigkeit sowie Flexibilität sind essentiell, um auch für künftige Anforderungen der Gebäudenutzer die Voraussetzungen zu schaffen. Das sogenannte baubegleitende Facility Management soll dazu beitragen, Planungsfehler zu vermeiden, die im Betrieb nicht mehr oder nur sehr kostenintensiv behoben werden können.

Diese Strategie erlebe jetzt eine Renaissance, so das Beratungsunternehmen Lünendonk. »Die Möglichkeiten der Digitalisierung eröffnen neue Effizienzpotenziale, die in den vergangenen Jahren nicht zur Verfügung standen«, heißt es in einer Mitteilung. Lünendonk hat zu dem Thema 65 Facility-Service-Anbieter befragt. Die Unternehmen erwarten mit großer Mehrheit (73,3 Prozent) einen Nachfrageanstieg der Kunden nach bau- und planungsbegleitenden Beratungsleistungen.

Zusammenarbeit von Anfang an

Die frühzeitige Einbeziehung von Facility-Managern in die Planungsphase hat messbare Auswirkungen auf die Bau- und Bewirtschaftungskosten. Wie externe Ingenieure und Architekten bringen diese ihre eigene Fachexpertise mit ein. Erfahrene Anbieter von Gebäudedienstleistungen wissen um die Vor- und Nachteile von technischer Gebäudeausstattung (TGA) und Planungsvarianten. Grundlage für das baubegleitende FM ist der Ansatz des Immobilienlebenszyklus.

Er ersetzt die Trennung zwischen Bedarfsermittlung, Planung, Bau, Nutzung und Abriss oder Umnutzung. Um die hieraus entstehenden Effizienzpotenziale zu nutzen, bedarf es eines steuernden Akteurs, der nicht nur an geringen Kosten für ein Segment des Lebenszyklus interessiert ist, so Lünendonk. »Vielmehr muss er die Gesamtkosten im Blick behalten.

Dies sind neben den Bauherren auch Anbieter für Gebäudedienstleistungen, die hierdurch mit ihrer Expertise einen Mehrwert bieten.« Die positiven Prognosen zur steigenden Nachfrage leiten sich auch aus der Marktentwicklung der vergangenen Jahre ab.

Building Information Modelling

Aufgrund jahrelangen Preisdrucks und kurzer Ausschreibungszyklen haben die Vergütungssätze für Gebäudedienstleistungen ein minimal mögliches Niveau erreicht. Wesentliche Einflussmöglichkeiten auf die Bewirtschaftungskosten sind laut Lünendonk noch bei der Planung und Errichtung von Gebäuden möglich. Neue Impulse erhält das baubegleitende Facility Management durch die Möglichkeiten der Digitalisierung.

»So sind etwa durch BIM-Lösungen (BIM: Building Information Modelling) bereits in der Planungsphase Bewirtschaftungskosten kalkulierbar und Korrekturen kostengünstig umsetzbar«, heißt es. Baubegleitendes FM ist eine Investition in Qualitätssicherung an einer kritischen Stelle im Lebenszyklus einer Immobilie.

»Den höheren Investitionskosten stehen Einspareffekte zwischen fünf und 25 Prozent der Lebenszykluskosten durch vermiedene Fehler auf der einen und eine erhöhte Flexibilität auf der anderen Seite entgegen«, so die Autoren. Lünendonk erstellte die Untersuchung in Zusammenarbeit mit Ray Facility Management.

Die Amortisierungszeit ist gegenüber Umbauten im Bestand vergleichsweise schnell erreicht. Marktbeobachter sind sich einig, dass die Zeitspanne in der Regel unter zehn Jahren liegt.

Aufwändige Umbauten an der Gebäudehülle, um etwa eine bessere Dämmung und damit niedrigere Energiekosten zu erreichen, amortisieren sich oft erst nach Jahrzehnten.

Auch der Austausch von Bodenbelägen zum Beispiel, die sich als nicht geeignet erweisen, sorgt neben den Material- und Lohnkosten zusätzlich für erhebliche Belastungen aufgrund der Behinderungen im Betriebsablauf. Auch ein mangelhafter Zugang zur Gebäudetechnik erschwert die Wartung und erhöht somit die Kosten.

Technisches Gebäudemanagement

Baubegleitendes FM gruppiert sich analog zur Drei-Säulen-Struktur der Facility Services. Unter das infrastrukturelle Gebäudemanagement fallende Dienstleistungen sind all diejenigen, die die Nutzung der Gebäudeflächen ermöglichen. Grundsätzlich gilt, dass jeder vermiedene Quadratmeter Fläche die Bewirtschaftungskosten senkt, sofern hierdurch nicht schwer zu erreichende Ecken und Nischen entstehen.

Das technische Gebäudemanagement umfasst die baulichen und technischen Anlagen einer Immobilie. Hierbei gilt es zu berücksichtigen, dass sich die Nutzungsszenarien einer Immobilie möglicherweise vor Ende ihrer technischen Lebensfähigkeit wandeln.

Fit für die Zukunft

So wirkt sich etwa ein geändertes Kaufverhalten der Kunden auf die Aufteilung eines Shoppingcenters aus. Büroimmobilien werden durch flexible Wände an die Anforderungen unterschiedlicher Mieter angepasst.

»Während etwa ein Nutzer Großraumbüros und viele Besprechungsräume benötigt, erwartet ein möglicher Nachfolgemieter vielleicht kleine Büros für bis zu vier Personen sowie mehr Räume für Server oder Lager«, so die Untersuchung. »Ist eine Büroimmobilie flexibel, verlängern sich der Lebenszyklus sowie der Abstand zwischen notwendigen Revitalisierungen und Umbauten, womit sich die Verrmietungschancen erhöhen«, heißt es weiter.

Bei der Anlagenplanung gilt es, den Zugang für die Wartung ausreichend zu planen. Eine optimierte Fenster- und Fassadenarchitektur ermöglicht ein effizientes Ausnutzen der Sonnenenergie und senkt somit den Bedarf für Kühlung im Sommer sowie Heizung und Licht im Winter.

Qualitätssicherung

»Baubegleitendes FM ist Qualitätsmanagement, das bei keinem modernen Bau fehlen sollte!«, so die Autoren. Baubegleitendes Facility Management ist als Strategie zu verstehen, die sich durch eine besondere Betriebs- und Kundenorientierung auszeichnet, und durch ihre Prozessorientierung, klare Zuständigkeiten und Ansprechpartner einen hohen Informationsfluss sicherstellt.

Im Ergebnis stehen niedrigere Betriebskosten sowie eine gute Dokumentation des Gebäudes und der verbauten Technik auf der Habenseite. Synergieeffekte gegenüber konventionellen Gebäuden können frühzeitig eingeplant und die baulichen Voraussetzungen hierfür geschaffen werden. Zusätzlich werden durch eine höhere Flexibilität die Nutzungsmöglichkeiten gesteigert, wodurch sich der Lebenszyklus potenziell verlängert.

Umweltschutz

Diesen Vorteilen stehen erhöhte Planungs-und Baukosten gegenüber, die sich erst über die Nutzungsphase amortisieren und damit die Kapitalkosten zunächst erhöhen. Trotz sorgfältiger Planung ist eine Lebenszyklusphase von 30 bis 50 Jahren nicht ohne weiteres planbar. Nutzungsgewohnheiten ändern sich aufgrund der sich wandelnden gesellschaftlichen Wertevorstellung und technischen Entwicklungen.

Die größte Effektivität entfaltet das baubegleitende FM der Untersuchung zufolge bei Zweckbauten. Hier sind die Anforderungen einer effizienten Bewirtschaftung konsequenter umsetzbar als bei Repräsentationsbauten, bei denen Ästhetik und Repräsentation wichtiger sind als minimierte Kosten.

Eine Sache für Experten

Der weiterhin große Bedarf an umweltfreundlichen Immobilien und die Möglichkeiten der Digitalisierung werden zu einer weiter steigenden Nachfrage nach baubegleitendem FM führen. Hierfür sind Ingenieurbüros, FM-Berater und Gebäudedienstleister bereits gut aufgestellt.

»Die Facility-Service-Anbieter verfügen sicher über die größte Erfahrung im operativen Gebäudemanagement und kennen Fehlerpotenziale im Detail«, schreiben die Autoren im Fazit der Untersuchung.

»Nur sie sind in der Lage, über die Beratungsphase hinaus auch die Bewirtschaftung zu übernehmen und so Investitionskosten über die Errichtungsphase hinaus zu refinanzieren.

« Bei einer kombinierten Beauftragung von Beratung und Bewirtschaftung fallen die Anlaufkosten zudem wesentlich geringer aus, da die Dokumentation bereits den Anforderungen entspricht. Das Whitepaper steht zum Download bereit im Internet. Der untengenannte Link führt direkt auf das PDF-Dokument.

Erschienen in Ausgabe: 02/2017