Als die E.on AG in Düsseldorf anfing, ihre Adressen und Kontakte aufzuräumen, gab es kein Halten mehr: Kein Kontakt blieb verborgen, kein doppelter Datensatz entging der Bereinigung. Nun sind alle wichtigen Geschäftskontakte in einer speziellen Software vereint. Das Werkzeug stellt außerdem die Beziehung zu Dokumenten und Terminen her.
Sicherlich haben ein Energiekonzern und die Privatperson Manfred Mustermann wenig gemeinsam. Aber manchmal gibt& pos;s doch ein paar Parallelen, zum Beispiel, wenn es um die Verwaltung von Kontakten und Terminen geht. So ist es für Manfred Mustermann nicht sehr ungewöhnlich, mal eine Telefonnummer auf einem Notizzettel im Wohnzimmer zu notieren, Adressen in seinem Computer zu verwalten und auch noch sein abgegriffenes Ledernotizbuch zur Datenauskunft zu nutzen. Doch wo steht jetzt die aktuelle Telefonnummer von Fritz Fischer?
Bis 2003 hatte die E.on AG mit ähnlichen Problemen zu tun. Unter anderem durch das Zusammenführen verschiedener Gesellschaften existierten etliche Quellen, in denen Adressen vorgehalten wurden: Outlook, Access, Excel, SuperOffice oder Cobra dienten als Adressablage. Ein Abgleich zwischen den Daten war undenkbar, die Integration in Termin- und Dokumentenmanagement nur bedingt möglich. Doch damit ist nun Schluss: Eine spezielle Software verwaltet nun die Kontakte der Holding und stellt so die Adressen von Dienstleistern, Mitarbeitern und weiteren Personen zur Verfügung; die Lieferanten- und Kundenkontakte werden in SAP verwaltet.
Der Startschuss zu der Adressbereinigung fiel im Jahr 2002. Im März entschied sich die E.on nach intensiven Recherchen für das Produkt genesisWorld der CAS Software AG in Karlsruhe. Die itdesign GmbH in Tübingen bekam den Auftrag, die Lösung zu integrieren und kundenspezifische Anpassungen vorzunehmen. Dies geschah ab Juli 2002, im Herbst folgte die Datenübernahme. Nun wollte man sich erst einmal überzeugen, dass alles glatt geht und testete bis zum Frühjahr vorigen Jahres die Funktionen - erfolgreich, denn vor einem Jahr wurde die Lösung für 250 Anwender frei geschaltet. Doch der Reihe nach...
Paul-Josef Nowak hat das Projekt bei der E.on maßgeblich begleitet. „Die Verwaltung dieser Adressen in SAP hätte keinen Sinn gemacht; zu hoch wären die Anpassungskosten gewesen. Also entschieden wir uns, eine Lösung für das Management der Adressen, Dokumente und Termine zu schaffen, die allen Abteilungen zur Verfügung steht.“
Ein wichtiges Kriterium bei der Wahl der Software war die Integration in die bestehende IT-Landschaft, berichtet Martin Lenz von itdesign. Zum einen sollte Saperion, ein Dokumentenmanagementsystem, mit der Adressdatenbank kommunizieren, zum anderen war die Verwaltung von Terminen in Outlook ein Muss. „Zu diesen beiden Programmen existieren Schnittstellen, die über die Adresse den Zugriff auf die Korrespondenz und die Termine erlauben“, erklärt der IT-Experte.
Doch damit sind die Funktionen nicht erschöpft: Die Software erlaubt zudem die Darstellung einer Kontakthistorie ohne Mehraufwand, gestattet den einfachen Versand von Faxen und wählt auf Wunsch aus der Anwendung heraus die Telefonnummern der Gesprächspartner. „Ein weiteres Plus brachte die Integration der genesisWorld-Daten in SAP Portals“, erklärt Projektleiter Nowak. „So können alle Mitarbeiter die Adressen einfach nutzen und pflegen.“ Dazu müssen sich die Mitarbeiter nicht einmal extra bei CAS genesisWorld anmelden.
Ein Vorteil der gemeinsamen Datenbasis ist die hohe Güte der Kontakte: „Bei der Adresskonsolidierung haben wir die Chance genutzt, die Adressbestände zu bereinigen und auf Dubletten zu prüfen.“ Die kontinuierliche Adresspflege gestaltet sich nun relativ einfach. Erstens kann jeder bei der Pflege mitwirken, der Zugriff auf die Daten hat, zweitens gestatten Funktionen wie die Outlook-Synchronisation den schnellen Abgleich. Beim Synchronisieren können übrigens private Einträge ausgespart werden.
Im Prinzip steht mit der Software von CAS jede Adresse jedem zur Verfügung - wenn dies gewünscht ist. Die & pos;geheimen& pos; Kontakte lassen sich aber auch verbergen. Lenz: „Eine Rechteverwaltung kann die Adressen zum Beispiel nur für einen bestimmten Personenkreis, etwa eine Abteilung, zugänglich machen. Das gleiche gilt für die Terminverwaltung.“
So können Vorstand, Finanzwesen, IT oder zum Beispiel auch die PR-Abteilung vom neuen Softwaretool profitieren. Sogar die Niederlassung in London arbeitet mit dem System, um zum Beispiel ihre unternehmensinternen Kontakte zu pflegen. Zu den Besonderheiten, die itdesign für die E.on umgesetzt hat, gehört das Veranstaltungsmanagement. Es erlaubt die Verwaltung von Empfängen, kulturellen Events oder Presseveranstaltungen. Lenz: „Einladungen lassen sich aus CAS genesisWorld heraus versenden. Dazu muss man vorher die Personen in Zielgruppen zusammenfassen und erstellt dann zum Beispiel einen Serienbrief.“
Sogar die Antworten lassen sich erfassen. So kann der zuständige E.on-Mitarbeiter leicht herausfinden, wer zugesagt hat, wen der Gast mitbringt oder ob er die Vermittlung eines Hotelzimmers wünscht. Die vorliegende Installation von CAS genesisWorld entspricht weitgehend dem Standard. „Natürlich haben wir Anpassungen vornehmen lassen. Wir haben uns dabei aber auf die Funktionen beschränkt, die den meisten Anwendern Nutzen stiften“, erklärt E.on-Mitarbeiter Nowak.
Alle Wünsche zu erfüllen wäre vom Volumen der Lösung - und auch aus Kostensicht - nicht sinnvoll gewesen. Nach rund einem Jahr intensiver Nutzung ist sich E.on-Mann Nowak sicher, den goldenen Mittelweg beschritten zu haben: „Die Akzeptanz bei unseren Anwendern ist hoch. itdesign hat hier mit der Lösung gute Arbeit geleistet.“ Besonders das Know-how der Tübinger und die Qualität der Schulungen lobt er. Nur bezüglich der Schulungstermine übt er Kritik: Termine für die 250 Mitarbeiter freizuschaufeln, stellte sich als schwierig heraus.
